การบันทึกใบลดหนี้ซื้อในระบบอีอาร์พีทำอย่างไร

การบันทึกใบลดหนี้ซื้อในระบบอีอาร์พีทำอย่างไร

ใบลดหนี้ซื้อ (Purchase Credit Note) คือเอกสารทางการเงินที่ออกโดยผู้ขายหรือผู้จัดจำหน่าย เพื่อยืนยันการลดหนี้ที่ผู้ซื้อค้างชำระอยู่ในใบแจ้งหนี้เดิม (Purchase Invoice)

โดยมีการระบุรายละเอียดและเหตุผลที่ทำให้ต้องมีการลดหนี้ เช่น การคืนสินค้า, การปรับปรุงราคาที่ผิดพลาด, หรือการให้ส่วนลดพิเศษ

วัตถุประสงค์ของใบลดหนี้ซื้อ

การคืนสินค้า:

เมื่อผู้ซื้อส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขายเนื่องจากสินค้าเสียหายหรือไม่ตรงตามความต้องการ

การปรับปรุงราคาที่ผิดพลาด:

เมื่อมีการคิดราคาสินค้าหรือบริการผิดพลาดในใบแจ้งหนี้เดิม

การให้ส่วนลดพิเศษ:

ในบางกรณีผู้ขายอาจให้ส่วนลดพิเศษแก่ผู้ซื้อหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้แล้ว

รายละเอียดที่มักมีในใบลดหนี้ซื้อ

-เลขที่ใบลดหนี้

เพื่อระบุและติดตามเอกสารนี้ได้ง่าย

-วันที่ออกใบลดหนี้

-วันที่ที่เอกสารนี้ถูกสร้างขึ้น

-รายละเอียดของผู้ขาย

-ชื่อและที่อยู่ของผู้ขายที่ออกใบลดหนี้

-รายละเอียดของสินค้า/บริการ

-รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับการลดหนี้

-จำนวนเงินที่ลดหนี้

-จำนวนเงินที่ต้องการลดหนี้จากใบแจ้งหนี้เดิม

เหตุผลของการลดหนี้

สาเหตุที่ทำให้มีการลดหนี้ เช่น การคืนสินค้า, การปรับปรุงราคาผิดพลาด เป็นต้น

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ใช้ใบลดหนี้ซื้อ

การคืนสินค้า:

หากผู้ซื้อพบว่าสินค้าที่ได้รับมีปัญหาหรือไม่ตรงตามที่สั่ง ผู้ซื้อสามารถส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขาย และผู้ขายจะออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดหนี้ตามจำนวนสินค้าที่คืน

การแก้ไขราคาที่ผิดพลาด:

หากมีการคิดราคาสินค้าผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ ผู้ขายสามารถออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดหนี้ให้ถูกต้อง

การให้ส่วนลดพิเศษ:

ผู้ขายอาจมอบส่วนลดพิเศษให้กับผู้ซื้อหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้แล้ว และออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดหนี้ตามส่วนลดที่มอบให้

ใบลดหนี้ซื้อเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยในการรักษาความถูกต้องและโปร่งใสในด้านการเงินและบัญชีระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย

การบันทึกใบลดหนี้ซื้อ (Purchase Credit Note) ในระบบอีอาร์พี
เป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการบัญชีและการเงินของธุรกิจ เพื่อให้การบันทึกใบลดหนี้ซื้อมีความถูกต้องและครบถ้วน

การบันทึกใบลดหนี้ซื้อในระบบอีอาร์พีมีขั้นตอนดังนี้คือ

-ล็อกอินระบบอีอาร์พีของบริษัทด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ

-เลือกโมดูลการจัดซื้อ (Purchasing Module)

ในระบบอีอาร์พีมักจะแบ่งเป็นโมดูลต่าง ๆ เช่น โมดูลการจัดซื้อ, โมดูลการขาย, โมดูลการเงิน เป็นต้น ให้เลือกโมดูลการจัดซื้อ

-ค้นหาฟังก์ชันการบันทึกใบลดหนี้ซื้อ

ในโมดูลการจัดซื้อ ค้นหาฟังก์ชันหรือเมนูที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกใบลดหนี้ซื้อ อาจจะอยู่ภายใต้การจัดการเอกสารการซื้อหรือบัญชีเจ้าหนี้

-กรอกข้อมูลใบลดหนี้ซื้อ

-กรอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบลดหนี้ซื้อ เช่น

-เลขที่ใบลดหนี้

-วันที่ออกใบลดหนี้

-รายละเอียดของผู้ขายที่เกี่ยวข้อง (เช่น ชื่อผู้ขาย และเลขที่บัญชีผู้ขาย)

-สาเหตุของการลดหนี้ (เช่น การคืนสินค้า, การปรับราคาผิดพลาด ฯลฯ)

-จำนวนเงินที่ต้องการลดหนี้

-รายละเอียดของสินค้า/บริการที่เกี่ยวข้อง

-ตรวจสอบและบันทึกข้อมูล

-ตรวจสอบข้อมูลที่กรอกเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องทั้งหมด จากนั้นคลิกปุ่มบันทึกหรือยืนยัน (Save/Confirm)

การปรับปรุงบัญชี

เมื่อบันทึกใบลดหนี้ซื้อแล้ว ระบบอีอาร์พีจะทำการปรับปรุงบัญชีตามข้อมูลที่บันทึก

โดยจะลดหนี้ในบัญชีเจ้าหนี้และปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีอื่น ๆ ตามที่กำหนด

พิมพ์หรือส่งใบลดหนี้

คุณสามารถพิมพ์ใบลดหนี้เพื่อนำไปใช้หรือส่งให้กับผู้ขายตามที่จำเป็น

การบันทึกใบลดหนี้ซื้อในระบบ ERP ช่วยให้การจัดการบัญชีและการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเสี่ยงในการเกิดความผิดพลาด และสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

ต้องการติดต่อนัดเดโม (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)