ระยะเวลา Implement ระบบ ERP: ปกติต้องใช้เวลาทั้งหมดเท่าไหร่?
การนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) มาใช้งานในองค์กรถือเป็นการลงทุนครั้งใหญ่ที่ต้องใช้ทั้งเวลา ทรัพยากร และการวางแผนอย่างรอบคอบ คำถามที่พบบ่อยที่สุดคือ “ต้องใช้เวลานานแค่ไหน?” คำตอบคือ ไม่มีระยะเวลาตายตัว แต่มักจะอยู่ในช่วง 3 เดือนไปจนถึงมากกว่า 1 ปี ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยสำคัญ
ERP คืออะไร และสำคัญอย่างไร
ERP (Enterprise Resource Planning) คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวมและจัดการกระบวนการทางธุรกิจหลักทั้งหมดขององค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ตั้งแต่การผลิต การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การเงิน การบัญชี ทรัพยากรบุคคล ไปจนถึงการขายและการตลาด ระบบจะทำหน้าที่เชื่อมโยงข้อมูลจากทุกหน่วยงานให้มาอยู่บนฐานข้อมูลเดียวกัน (Single Source of Truth) ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้ทันที ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อน และสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
ใครคือผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นในการวางระบบ ERP?
การวางระบบ ERP ต้องการทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญในหลายด้าน โดยหลักๆ ได้แก่:
- ที่ปรึกษาระบบ (ERP Consultant/Solution Architect): เป็นผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจทั้งตัวซอฟต์แวร์ ERP และกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) พวกเขาจะทำหน้าที่วิเคราะห์ความต้องการขององค์กร ออกแบบโครงสร้างระบบ และกำหนดวิธีการทำงานใหม่ (Blueprint) ให้สอดคล้องกับระบบ
- ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Functional Consultant): เป็นผู้เชี่ยวชาญในแต่ละโมดูลของระบบ (เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและการเงิน, ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต) เพื่อตั้งค่าและกำหนดการทำงานของโมดูลนั้นๆ ให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจ
- นักพัฒนา/โปรแกรมเมอร์ (Developer/Programmer): หากมีการปรับแต่ง (Customization) ระบบให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กร นักพัฒนาจะรับผิดชอบในการเขียนโค้ดเพิ่มเติม หรือสร้างส่วนต่อประสาน (Interface) กับระบบอื่น
- ผู้จัดการโครงการ (Project Manager): ทำหน้าที่บริหารจัดการทั้งโครงการ ตั้งแต่การวางแผน กำหนดขอบเขต ติดตามความคืบหน้า และบริหารความเสี่ยง เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นตามเวลาและงบประมาณ
ทำไมค่าวางระบบ (Implement) ERP ถึงมีราคาสูง?
ระบบ ERP มีราคาแพงเนื่องจากความซับซ้อนและคุณค่าที่มอบให้ โดยสาเหตุหลักมีดังนี้:
- ความซับซ้อนของซอฟต์แวร์: ตัวซอฟต์แวร์เองมีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมและบูรณาการหลายส่วนเข้าด้วยกัน
- ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ (License): โดยเฉพาะระบบ ERP ระดับโลกมักมีค่าลิขสิทธิ์ที่สูงมาก
- ค่าบริการที่ปรึกษา (Consulting/Service Fee): ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่มาจากการจ้างทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะสูงและมีประสบการณ์ เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ ปรับแต่ง ติดตั้ง และฝึกอบรมการใช้งาน ซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรสูง
- การปรับแต่ง (Customization): หากองค์กรมีความต้องการเฉพาะที่แตกต่างจากมาตรฐานของระบบ ERP จำเป็นต้องมีการปรับแต่งเพิ่มเติม ซึ่งใช้เวลาของนักพัฒนาและเพิ่มความซับซ้อน
- การย้ายข้อมูล (Data Migration): การนำข้อมูลเก่าจำนวนมหาศาลเข้าสู่ระบบใหม่ต้องใช้ความระมัดระวังและกระบวนการที่ซับซ้อน
ปัจจัยที่ทำให้การวางระบบเสร็จช้าหรือเร็ว
ระยะเวลาการ Implement ระบบ ERP ขึ้นอยู่กับปัจจัยเหล่านี้:
| ปัจจัยที่ทำให้ Implement เร็วขึ้น | ปัจจัยที่ทำให้ Implement ช้าลง |
| ขนาดองค์กร: ธุรกิจขนาดเล็ก (SME) ที่มีผู้ใช้งานน้อยและกระบวนการไม่ซับซ้อน | ขนาดองค์กร: องค์กรขนาดใหญ่ที่มีบริษัทในเครือหลายแห่งและผู้ใช้งานจำนวนมาก |
| ความซับซ้อนของธุรกิจ: ธุรกิจที่ใช้กระบวนการมาตรฐานของระบบ (Fit to Standard) มีการปรับแต่งน้อย | ความซับซ้อนของธุรกิจ: ธุรกิจที่มีกระบวนการเฉพาะตัวสูง ต้องการ Customization มาก |
| ความพร้อมของข้อมูล: ข้อมูลเก่ามีความถูกต้องและพร้อมสำหรับการย้ายเข้าสู่ระบบใหม่ | ความพร้อมของข้อมูล: ข้อมูลเก่าไม่สมบูรณ์ หรือต้องใช้เวลาในการทำความสะอาดข้อมูล (Data Cleansing) นาน |
| การบริหารจัดการโครงการ: ทีมงานในองค์กรให้ความร่วมมือและมีอำนาจในการตัดสินใจสูง | การบริหารจัดการโครงการ: การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน หรือการตัดสินใจที่ล่าช้าจากผู้บริหาร |
| ขอบเขตโครงการ: เลือกใช้งานเฉพาะโมดูลหลักก่อน (Phase 1) | ขอบเขตโครงการ: เลือกใช้งานหลายโมดูลพร้อมกัน หรือรวมการเชื่อมต่อกับระบบอื่นที่ซับซ้อน |
โดยสรุปแล้ว การวางระบบ ERP เป็นโครงการที่ต้องใช้ความมุ่งมั่นและทรัพยากรสูง หากองค์กรเตรียมความพร้อมดี ยินดีที่จะปรับกระบวนการให้สอดคล้องกับมาตรฐานของระบบ (Lean Implementation) และมีการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถลดระยะเวลาการ Implement ลงได้