ทุกสิ้นไตรมาสหรือสิ้นปี งบการเงินดูจะเป็นเรื่องใหญ่สำหรับนักบัญชีและผู้บริหารเสมอ ไหนจะต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ตรวจสอบความถูกต้อง และเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) ที่มักจะมาพร้อมกับคำถามมากมาย
แต่จะดีกว่าไหม ถ้าการปิดงบและการตรวจสอบบัญชีไม่ใช่เรื่องน่ากังวลอีกต่อไป? คำตอบคือ “ใช่” และกุญแจสำคัญก็คือ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่มีมาตรฐาน
ทำความเข้าใจ: ทำไม Auditor ถึงให้ความสำคัญกับระบบ ERP?
หลายคนอาจมองว่า ERP เป็นเพียงโปรแกรมสำหรับฝ่ายปฏิบัติการ แต่ในมุมมองของ Auditor แล้ว ERP คือหัวใจสำคัญของ ระบบการควบคุมภายใน (Internal Control) ขององค์กร หากระบบ ERP มีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือ จะช่วยลดความเสี่ยงด้านการทุจริตและการทำผิดพลาดได้อย่างมาก และทำให้การตรวจสอบบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น
ERP ที่ดีจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ตรวจสอบว่าข้อมูลทางการเงินของบริษัทมีความถูกต้องและโปร่งใส
3 คุณสมบัติหลักของ ERP ที่ทำให้คุณปิดงบง่ายและออดิทให้ผ่านฉลุย
การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมไม่ใช่แค่ดูที่ฟังก์ชันการทำงาน แต่ต้องพิจารณาถึงความสามารถในการรองรับงานด้านบัญชีและการตรวจสอบโดยเฉพาะ ซึ่งคุณสมบัติสำคัญที่ Auditor มองหา มีดังนี้
- การควบคุมการเข้าถึง (Access Control) และการแยกหน้าที่ (Segregation of Duties – SoD)Auditor ให้ความสำคัญกับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่ชัดเจน ระบบ ERP ควรอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดได้ว่าพนักงานแต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูลส่วนใดได้บ้าง เช่น คนที่ทำใบเสนอราคาไม่สามารถอนุมัติการสั่งซื้อได้ และคนที่อนุมัติการจ่ายเงินไม่สามารถแก้ไขข้อมูลผู้ขายได้ การแยกหน้าที่นี้ช่วยลดโอกาสในการทุจริตและทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างเป็นระบบ
- เส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจน (Clear Audit Trail)นี่คือหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุด ระบบ ERP ที่ดีต้องสามารถบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ทุกขั้นตอน ทุกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในระบบ ตั้งแต่การสร้างเอกสาร การแก้ไข การอนุมัติ หรือการลบ จะต้องถูกบันทึกไว้พร้อมระบุผู้ใช้งาน วันที่ และเวลา ทำให้ Auditor สามารถย้อนกลับไปตรวจสอบที่มาที่ไปของข้อมูลได้อย่างละเอียดและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย บัญชีลูกหนี้ หรือบัญชีเจ้าหนี้
- ความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของข้อมูล (Data Integrity and Reliability)ระบบ ERP จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของข้อมูลทั้งหมด ดังนั้นจึงต้องมั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกบันทึกมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ระบบควรมีกลไกป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อนหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังต้องสามารถสร้างรายงานทางการเงินและรายงานอื่นๆ ที่สามารถกระทบยอดกับบัญชีหลักได้ ซึ่งจะช่วยให้การปิดงบเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
สรุป: ลงทุนใน ERP ที่ดีคือการลงทุนในอนาคตของธุรกิจ
การเลือกระบบ ERP ที่ได้มาตรฐานตามคำแนะนำของผู้ตรวจสอบบัญชี ไม่ได้เป็นเพียงการแก้ปัญหาเรื่องการปิดงบเท่านั้น แต่เป็นการยกระดับความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสให้กับองค์กรโดยรวม ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินถูกต้องตามหลักการบัญชีและพร้อมสำหรับการตรวจสอบเสมอ
หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคงและปราศจากความกังวลด้านการตรวจสอบบัญชี การเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและเข้าใจในข้อกำหนดเหล่านี้คือสิ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม
สนใจปรึกษาเพื่อหาระบบ ERP ที่ใช่สำหรับธุรกิจของคุณ? ติดต่อเราวันนี้เพื่อรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญโดยไม่มีค่าใช้จ่าย!