การใช้งานระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดการธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แต่ทุกระบบล้วนอาจก่อให้เกิดปัญหาที่พบได้บ่อยครั้ง เช่นบั๊กจากการใช้งาน
หรือ อะไรที่เคยทำได้แต่เมื่อมีระบบเข้ามาก็ไม่สามารถทำงานในแบบเดิมๆ ได้
ซึ่งบทความนี้จะเป็นการเขียนถึงปัญหาที่ต้องเจอเมื่อบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบอีอาร์พี
โดยมีข้อมูลทั้งหมดดังนี้
1. ปัญหาจากค่าใช้จ่ายสูง
ต้องขออนุญาตแจ้งแบบไม่ปิดบังว่าระบบอีอาร์พีมีราคาที่แพง ทั้งค่าติดตั้ง ค่าวางระบบ และยังมีค่าบริการรายปี ซึ่งถ้าเจ้าไหนไม่มี
คงจะเป็นองค์กรเพื่อการกุศล เพราะระบบอีอาร์พีต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางมาดำเนินการวางระบบ
และยังมีเรื่องโปรแกรมเมอร์ที่สามารถเขียนระบบให้ตอบโจทย์กับผู้ใช้งาน ทำให้ระบบมีราคาที่แพง
และเป็นต้องจ่ายค่าบริการทุกปี ซึ่งหากไม่ทำการชำระตรงส่วนนี้ก็อาจจะทำให้องค์กรไม่สามารถใช้ระบบต่อไปได้
กลายเป็นปัญหาใหญ่เรื้อรังสำหรับองค์กรที่ไม่พร้อมเรื่องการเงิน
2. การปรับตัวของพนักงานในการใช้ระบบอีอาร์พี
สิ่งนี้ถือเป็นประเด็นสำคัญที่สุดในการวางระบบอีอาร์พี เพราะผู้ประกอบการทุกท่านล้วนต้องการให้องค์กรพัฒนาขึ้น
ละสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องพึ่งใครคนใดคนหนึ่ง ซึ่งพนักงานจะต้องทำการปรับตัวเพื่อให้ตัวเองสามารถใช้งานระบบอีอาร์พีได้
แน่นอนว่าปัญหาที่ทุกที่จะเจอคือแรงต่อต้านจากพนักงานโดยเฉพาะกลุ่มที่เคยชินกับการทำงานเดิมๆ
3. ปัญหาเวลามีพนักงานเข้าใหม่
ระบบอีอาร์พี มีความซับซ้อน ยุ่งยากมากกว่าระบบทั่วไป หากองค์กรไม่เตรียมซุปเปอร์ยูสเซอร์หรือก็คือคน
ที่สามารถแนะนำระบบการทำงานให้คนใหม่ได้ เมื่อมีคนใหม่เข้ามา และคนเก่าลาออกไป ต้องมีการจัดเทรนให้กับคนใหม่อีกครั้ง
ซึ่งก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเทรนให้กับพนักงาน ราคาต่อวันก็เป็นหลักหมื่นกันเลยทีเดียว
4. ปัญหาการเชื่อมโยงข้อมูลอีอาร์พีกับระบบอื่น
หากบริษัทมีระบบการทำงานที่ค่อนข้างหลากหลายและต้องการเชื่อมโยงระบบอีอาร์พีเข้ากับระบบอื่นเช่นระบบหน้าร้าน
หรือระบบวางแผนการผลิต ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาความไม่เสถียรในการใช้งาน หรือเจอบั๊กบางอย่างที่มาจากระบบ
เพราะฉะนั้นควรเลือกระบบอีอาร์พีที่โมดูลการทำงานที่ครบวงจร แม้จะต้องเปลี่ยนระบบทั้งองค์กรก็ควรต้องเปลี่ยน
เพราะจะทำให้การทำงานสมูทมากกว่าการเชื่อมระบบเข้าด้วยกัน
5. ปัญหาจากการสูญเสียข้อมูล
ต้องบอกว่าปัญหาตรงส่วนนี้จะเกิดขึ้นได้น้อยมากๆ แต่ไม่ใช่ว่าจะไม่เคยเกิดขึ้นเพราะถ้าในองค์กรของท่านไม่มีไอทีที่คอยแบล็คอัพข้อมูล
เพื่อป้องกันการถูกแฮกจากผู้ไม่หวังดีและเข้ามาลบข้อมูลในเครื่องเซอร์เวอร์ทั้งหมด
ก็ทำให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้ ทำให้ปัจจุบันหลายๆ องค์กรเลือกที่จะใช้บริการคลาวด์
เพื่อเก็บข้อมูลในการทำงาน และต้องบอกตรงนี้ว่าคลาวด์นั้นมีความปลอดภัย
และมีความเสถียรมากกว่าการใช้เซอร์เวอร์ในการรันและเก็บข้อมูล
6. ปัญหาทางเทคนิค
อาจมีปัญหาทางเทคนิค เช่น บั๊ก หรือข้อบกพร่องในซอฟต์แวร์ ที่ต้องการการแก้ไขอย่างรวดเร็ว
แต่ส่วนใหญ่หากระบบเจอบั๊กทางเทคนิคจะรีบแก้ไขให้เป็นกรณีเร่งด่วน
7. ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูล
การใช้ระบบ ERP อาจทำให้ข้อมูลสำคัญถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหากไม่มีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ
เช่นการเข้าถึงฐานข้อมูลของผู้ให้บริการ ควรมีการเงื่อนไขในการซัปพอร์ตว่าอนุญาตให้เขาถึงฐานข้อมูลในระดับไหน
8. การพึ่งพาผู้ให้บริการ
ถือเป็นเรื่องที่ผู้ให้บริการอีอาร์พีกับผู้ใช้งานต้องมากระทบกระทั่งกัน เพราะผู้ใช้บริการมักมองว่าทีมซัปพอร์ตระบบอีอาร์พีต้องจัดการทุกอย่างให้ได้
เช่นการเข้าถึงฐานข้อมูล หรือการเข้าระบบข้อมูลภายในเพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูลที่คีย์ผิดได้
ลวร้ายสุดๆ คือไม่แจ้งอะไรแต่จะให้ซัปพอร์ตแก้ไขให้อย่างเดียว
ซึ่งในความเป็นจริงผู้ให้บริการอีอาร์พีไม่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของผู้ใช้บริการได้
ยกเว้นมีเอกสารอนุญาตซึ่งต้องลงนามจากกรรมการหรือผู้มีอำนาจเท่านั้น ทำให้ไม่สามารถรับรู้ว่าปัญหาของผู้ใช้บริการคืออะไร
ส่วนใหญ่จะใช้วิธีรีโมตเพื่อเข้าไปแก้ไขให้ที่หน้าจอแทน ดังนั้น
ผู้ใช้บริการไม่ควรพึ่งพาผู้ให้บริการจนเกินไปเพราะหากการดูแลที่เกินสโคปของเงื่อนไขก็จะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายกับองค์กรได้
ซึ่งปัญหาที่เกิดจากการใช้งานระบบอีอาร์พีส่วนใหญ่ก็จะเจอปัญหาจากค่าใช้จ่ายที่สูง การปรับตัวของพนักงานในการใช้ระบบอีอาร์พี
ปัญหาเวลามีพนักงานเข้าใหม่ ปัญหาการเชื่อมโยงข้อมูลอีอาร์พีกับระบบอื่นปัญหาจากการสูญเสียข้อมูล
ปัญหาทางเทคนิค ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูล และ ปัญหาจากการพึ่งพาผู้ให้บริการมากเกินไป
ดังนั้น ผู้ประกอบการควรมีส่วนร่วมในการวางระบบทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจ และป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาทั้งหมดที่กล่าวมาได้
Click เพื่ออ่าน จะต้องแจ้งปัญหากับ Support อย่างไร เมื่อมีปัญหาในการใช้ระบบ PlanetOne ERP
ระบบ PlanetOne ERP สำหรับองค์กรไทย มีฟังก์ชันการทำงานที่หลาก ดังนี้ Packages
- ระบบบัญชีรายได้รองรับส่วนลดได้หลายระดับ
- ระบบบัญชีรายจ่าย
- ระบบภาษี
- ระบบจัดซื้อ
- ระบบวิเคราะห์การสั่งซื้อ
- ระบบสั่งขาย
- ระบบวิเคราะห์การสั่งขาย
- ระบบคลังสินค้า
- ระบบควบคุมเช็คและเงินฝาก
- ระบบควบคุมการผลิต
- ระบบออกแบบสูตรการผลิตเพื่อควบคุมต้นทุนการผลิต
- ระบบต้นทุนการผลิต
- ระบบบาร์โค้ด (Handheld)
- มีบริการ cloud storage (เช่าบริการรายปี)
ติดต่อสอบถามข้อมูล
Tel. 095 294 5693 คุณเจน
Office : 02 271 4362-3