ในระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คำว่า allocate หมายถึง การจัดสรรหรือแบ่งสรรทรัพยากร ต่างๆ ขององค์กรให้กับงาน, โครงการ, หรือคำสั่งซื้อเฉพาะอย่าง มีวัตถุประสงค์เพื่อบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด และมั่นใจได้ว่าทรัพยากรที่จำเป็นจะพร้อมใช้งานในเวลาที่ต้องการ
ประเภทของการจัดสรร (Allocation) ในระบบ ERP
การจัดสรรในระบบ ERP ไม่ได้จำกัดแค่การจัดการสินค้าคงคลังเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทรัพยากรอื่นๆ ด้วย ซึ่งสามารถแบ่งได้หลายประเภท ได้แก่:
การจัดสรรสินค้าคงคลัง (Inventory Allocation): เป็นการ จองหรือกันสินค้า สำหรับคำสั่งซื้อลูกค้าหรือใบสั่งผลิตที่เฉพาะเจาะจง เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้ามีเพียงพอสำหรับคำสั่งซื้อนั้นๆ และป้องกันการนำสินค้าไปใช้กับคำสั่งซื้ออื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ
การจัดสรรทรัพยากรการผลิต (Resource Allocation): เป็นการจัดสรรทรัพยากรที่ใช้ในการผลิต เช่น เครื่องจักร, แรงงาน, หรือเวลา ในการทำงานให้กับใบสั่งผลิตต่างๆ เพื่อให้การผลิตเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
การจัดสรรต้นทุน (Cost Allocation): เป็นการ กระจายต้นทุน ที่เกิดขึ้นร่วมกัน (เช่น ค่าเช่าโรงงาน, ค่าสาธารณูปโภค) ไปยังหน่วยงาน, แผนก, หรือโครงการต่างๆ ที่ได้รับประโยชน์จากต้นทุนนั้น เพื่อให้สามารถคำนวณต้นทุนที่แท้จริงได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
ทำไมการ Allocate ถึงสำคัญในระบบ ERP?
การใช้ฟังก์ชัน allocate ในระบบ ERP ช่วยให้องค์กรสามารถ:
- วางแผนได้อย่างแม่นยำ: สามารถตรวจสอบได้ว่ามีทรัพยากรอะไรที่ถูกจองหรือใช้ไปแล้วบ้าง ทำให้การวางแผนการผลิตและการสั่งซื้อในอนาคตเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ป้องกันปัญหาขาดแคลนหรือเกินสต็อก: ช่วยให้มั่นใจว่าสินค้าจะถูกกันไว้สำหรับคำสั่งซื้อสำคัญจริงๆ ป้องกันการขายสินค้าที่ถูกจองไปแล้ว
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรเป็นระบบ ลดความผิดพลาดจากการใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือการบริหารแบบแมนนวล