โอเวอร์เฮด (Overhead) ในระบบอีอาร์พี (ERP) คือต้นทุนทางอ้อมที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน แต่ไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าใช้ไปกับผลิตภัณฑ์หรือบริการชิ้นใดชิ้นหนึ่งโดยเฉพาะ
ความหมายของ Overhead ในทางบัญชี
โดยทั่วไปแล้วในทางบัญชี ต้นทุนจะถูกแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ
- ต้นทุนทางตรง (Direct Cost): ต้นทุนที่สามารถระบุได้ชัดเจนว่าใช้ไปกับการผลิตสินค้าหรือบริการชิ้นนั้นๆ เช่น ค่าวัตถุดิบทางตรง ค่าแรงงานทางตรง
- ต้นทุนทางอ้อม (Indirect Cost) หรือ Overhead: ต้นทุนที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิตหรือการดำเนินงาน แต่ไม่สามารถระบุได้โดยตรงว่าเป็นของผลิตภัณฑ์ชิ้นไหน เช่น ค่าเช่าโรงงาน, ค่าไฟฟ้า, เงินเดือนฝ่ายบริหาร, ค่าเสื่อมราคาเครื่องจักร หรือแม้แต่ค่าทำความสะอาด
ในบริบทของระบบ ERP ต้นทุนเหล่านี้จะถูกบันทึกและรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการผลิต (Manufacturing Overhead), ค่าใช้จ่ายในการขาย (Selling Overhead) และค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Overhead) ซึ่งระบบจะช่วยจัดหมวดหมู่และปันส่วนต้นทุนเหล่านี้ไปยังหน่วยงานหรือผลิตภัณฑ์ต่างๆ ได้อย่างอัตโนมัติ
บทบาทของ ERP ที่ช่วยให้งานบัญชีง่ายขึ้น
ระบบ ERP เข้ามาช่วยจัดการต้นทุน Overhead ให้กับฝ่ายบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
- การปันส่วนต้นทุนอัตโนมัติ: ระบบ ERP สามารถกำหนดเกณฑ์การปันส่วน (Allocation Rules) ล่วงหน้าได้ เช่น ปันส่วนค่าเช่าโรงงานตามพื้นที่การใช้งาน หรือปันส่วนค่าไฟฟ้าตามจำนวนชั่วโมงการทำงานของเครื่องจักร ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการคำนวณและปันส่วนต้นทุนด้วยมือ
- การรวบรวมและบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์: เมื่อมีการทำธุรกรรมเกิดขึ้น ระบบจะบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ เข้ามาในระบบทันที ทำให้ฝ่ายบัญชีมีข้อมูลต้นทุนที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ไม่ต้องรอเอกสารจากฝ่ายอื่น
- การวิเคราะห์ต้นทุนเชิงลึก: ระบบ ERP สามารถสร้างรายงานการวิเคราะห์ต้นทุน Overhead ในมุมมองต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เช่น รายงานต้นทุน Overhead ของแต่ละแผนก หรือของผลิตภัณฑ์แต่ละตัว ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเพื่อควบคุมหรือลดต้นทุนได้อย่างแม่นยำ
กล่าวโดยสรุป การนำระบบ ERP มาใช้ทำให้การจัดการต้นทุน Overhead ของฝ่ายบัญชีเป็นไปอย่างมีระบบ, แม่นยำ และรวดเร็วขึ้น