การ Implement ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) หมายถึงการนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กรหรือที่ทุกคนเรียกกันว่าการวางระบบ
เพื่อบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพและรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน รวมถึงการวางแผน การพัฒนา การทดสอบ การฝึกอบรม
ซึ่งค่าใช้จ่ายในการวางระบบมักมีราคาสูง จนผู้ประกอบการหลายๆ ท่าน มีข้อสงสัยว่าการ Implement มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร
ทำไมค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ถึงแพงมากๆ เมื่อเทียบกับค่า License บทความนี้จะเป็นการกล่าวถึงบทบาทหน้าหน้าที่ของ Implementer
ซึ่งมีกระบวนการดังต่อไปนี้
1. การเก็บ Requiment หรือ การวิเคราะห์ความต้องการของระบบ
2. การวางแผนการทำงานของทีม Implementer
3. การออกแบบระบบ (System Design)
4. การพัฒนาและปรับแต่งระบบ (Development and Customization)
5. การทดสอบระบบ (Testing)
6. การฝึกอบรมผู้ใช้ (User Training)
7. การนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริง (Go-Live)
8. บริการหลังการใช้งาน (Post-Implementation Support)
แต่ละหัวข้อมีข้อมูลและรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. การเก็บ Requiment หรือ การวิเคราะห์ความต้องการของระบบ
เป็นการเก็บข้อมูลความต้องการของผู้ใช้บริการว่าต้องการให้ระบบสามารถทำอะไรได้บ้าง ช่วงนี้ถือว่าเป็นเวลาสำคัญ
ที่ทางผู้ใช้บริการต้องเตรียมความต้องการไว้ให้พร้อม และผู้ให้บริการมืออาชีพจะไม่ทำอะไรตามใจผู้ใช้บริการ
เพราะบางทีความต้องการของผู้ใช้งาน ก็ไม่ถูกต้องตามหลักความเป็นจริง ทาง Implementer มีหน้าที่ให้คำแนะนำและเสนอแนวทางที่ดีที่สุด
และตรงตามความต้องการของผู้ใช้บริการให้มากที่สุด
2. การวางแผนการทำงานของทีม Implementer
การวางแผนสำหรับวางระบบอีอาร์พีของทีม Implementer ถือเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการวางระบบที่มีการเก็บค่าแมนเดย์หรือค่า Implement
เพราะผู้ที่จะวางแผนการวางระบบตั้งแต่วันแรกไปจนถึงวันที่สามารถขึ้นระบบได้สำเร็จจะต้องเป็นคนมีประสบการณ์มาไม่น้อยกว่า 3 ปี
และเป็นผู้เชี่ยวชาญในระบบนั้นๆ เป็นพิเศษ ระบบอีอาร์พีก็เช่นกัน หากผู้ใช้บริการเจ้าใดไม่มีการส่งแผนสำหรับวางระบบ
รือไม่มีการวางแผนและจัดทำตารางให้กับผู้ใช้บริการให้ชัดเจน ก็เป็นเหตุให้ไม่สามารถนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริงได้
3. การออกแบบระบบ (System Design)
การออกแบบระบบอีอาร์พี ก็คือการนำ Requirements มาวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้บริการ
และออกแบบระบบให้สามารถรองรับการทำงานได้ ซึ่งบางครั้งระบบมาตรฐานอาจจะรองรับการทำงานอยู่แล้ว
แต่ Implementer ก็ต้องนำข้อมูลของบริษัทผู้ใช้บริการมาออกแบบขั้นตอนการใช้งานระบบให้ถูกต้องตามหลักการ และหาทางออกที่ดีที่สุดให้กับผู้ใช้งานด้วย
4. การพัฒนาและปรับแต่งระบบ (Development and Customization)
ต่อเนื่องมาจากการออกแบบระบบ (System Design) เพราะหาก Requirements มีความซับซ้อนเกินมาตรฐานระบบทั่วไป
หรือมีความเฉพาะทามากๆ ก็ต้องมีการปรับระบบอีอาร์พีให้เข้ากับการทำงานตรงส่วนนั้น
ซึ่ง Implementer มีหน้าที่นำข้อมูลที่ได้พูดคุยกับทางผู้ประกอบการและทางผู้ใช้บริการเพื่อสรุปความต้องการทั้งหมด
และนำมาออกแบบระบบ โดยการนำข้อมูลส่งให้ทางทีม Development เป็นผู้พัฒนา
แต่ก็ไม่ใช่ทุกระบบจะสามารถปรับได้ ต้องเลือกระบบอีอาร์พีที่มีความยืดหยุ่นสูงและเป็นเจ้าของระบบเอง
จะทำให้สามารถปรับแต่งได้อิสระและง่ายกว่าระบบใหญ่ๆจากต่างประเทศที่มีราคาค่อนข้างสูง
5. การทดสอบระบบ (Testing)
เมื่อออกแบบระบบ และปรับแต่งสำเร็จเรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่การทดสอบระบบว่าสามารถทำงานได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการหรือไม่
งการทดสอบนอกจากทีม Implementer จะเป็นผู้ทำการทดสอบแล้ว ควรมีการส่งให้ทางผู้ใช้งานมาทำการทดสอบร่วมด้วย
เพื่อสร้างความมั่นใจว่าระบบอีอาร์พีที่มีการปรับมา สามารถใช้งานได้ตรงวัตถุประสงค์มากที่สุด
6. การฝึกอบรมผู้ใช้ (User Training)
ต่อให้ผู้ใช้บริการจะมีความเชี่ยวชาญในการใช้ระบบอีอาร์พีมามากขนาดไหน แต่ถ้ามีการวางระบบกับอีอาร์พีเจ้าใหม่
ก็ต้องมีการอบรมก่อนการใช้งาน ซึ่งอาจจะใช้เวลาในการ Training มากกว่า 6 เดือน
เพื่อเรียนรู้การใช้ฟังก์ชันต่างๆ ซึ่ง Implmenter จะทำหน้าที่อบรม และจัดตารางอบรมให้ทางผู้ใช้บริการ
เพื่อให้มีเวลาจัดคิวนัดอบรมได้ ซึ่ง Implementer จะต้องเป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญและเข้าใจในบริบทของธุรกิจได้เป็นอย่างดี
7. การนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริง (Go-Live)
ทุกกระบวนการที่กล่าวมาทั้งหมดล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จะเป็นการนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริง ถึงจะผ่านมาทั้งหมดแล้ว
การขึ้นระบบได้สำเร็จ และทางบริษัทสามารถปิดงบในระบบได้ ก็ล้วนมาจากการทำงานของทีม Implementer ทั้งสิ้น
ซึ่งทุกการทำงานล้วนต้องอาศัยเวลา ประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
แต่ต่อให้ทีมวางระบบจะดีหรือเก่งแค่ไหน ถ้าทางผู้ใช้บริการไม่ให้ความร่วมมือก็ไม่สามารถขึ้นระบบได้สำเร็จ
8. บริการหลังการใช้งาน (Post-Implementation Support)
นอกจากจะมีหน้าที่วางระบบจนสามารถนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริงจนสำเร็จแล้ว Implementer ยังมีหน้าที่ให้บริการหลังการขายอีกด้วย
ซึ่งบางเจ้าอาจจะแยกเป็นทีมซัปพอร์ตต่างหาก บางเจ้าก็จะใช้วิธีแบ่งไซต์บริษัทให้เป็นความรับผิดชอบของ Implementer คนใดคนหนึ่งดูแลไปเลย
..
จากบทความข้างต้น จะเห็นได้ว่าสาเหตุที่ค่าวางระบบ Implement มีราคาแพงสาเหตุมาจากกระบวนการการทำงานทั้งหมด ซึ่งประกอบด้วย
การเก็บ Requiment หรือ การวิเคราะห์ความต้องการของระบบ, การวางแผนการทำงานของทีม Implementer, การออกแบบระบบ (System Design),
การพัฒนาและปรับแต่งระบบ (Development and Customization), การทดสอบระบบ (Testing), การฝึกอบรมผู้ใช้ (User Training),
การนำระบบเข้าสู่การใช้งานจริง (Go-Live)และ บริการหลังการใช้งาน (Post-Implementation Support)
กกระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น ล้วนต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และระบบอีอาร์พีที่มีศักยภาพ
ทำให้ค่าใช้จ่ายในการ Implement มีราคาสูงมากกว่าค่าโมดูลหลายเท่า
หากท่านกำลังมองหาระบบอีอาร์พีที่มีความน่าเชื่อถือ อีกทั้งยังมีประสบการณ์ไม่น้อยกว่า 30 ปี ทางเราแนะนำระบบ PlanetOne ERP
ที่มีความยืดหยุ่นสูง และเป็นเจ้าของระบบโดยคนไทยสามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับองค์กรได้
และยังมีความเป็นมืออาชีพพร้อมเสียงการันตีจากผู้ประกอบการ Click เพื่อดูรีวิวจากผู้ประกอบการ
สนใจติดต่อ
Office : 02 271 4362 – 3
Tel . 095 294 5693 (คุณเจน)
