ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นหัวใจสำคัญในการบริหารจัดการทรัพยากรและกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันมีรูปแบบการติดตั้งใช้งานหลักๆ 3 ประเภท ซึ่งมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจนในด้านการลงทุน การดูแลระบบ และความยืดหยุ่น ได้แก่ On-premise, Cloud และ Hybrid
1. ERP แบบ On-premise (ติดตั้งภายในองค์กร)
ERP แบบ On-premise เป็นรูปแบบดั้งเดิมที่องค์กรต้องลงทุนซื้อสิทธิ์การใช้ซอฟต์แวร์ และติดตั้งระบบทั้งหมดไว้บน เซิร์ฟเวอร์ (Server) และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตนเองภายในอาคารสำนักงานหรือ Data Center ขององค์กร
- ความแตกต่างหลัก: องค์กรเป็น เจ้าของ และมีอำนาจ ควบคุม ระบบและข้อมูลทั้งหมดอย่างเบ็ดเสร็จ
- การลงทุนและค่าใช้จ่าย:
- สูงในระยะเริ่มต้น: ต้องลงทุนซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ (เซิร์ฟเวอร์) และโครงสร้างพื้นฐานขนาดใหญ่
- ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง: มีค่าบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และค่าจ้างทีม IT ภายในเพื่อดูแลจัดการ อัปเดต และแก้ไขปัญหาเองทั้งหมด
- ความยืดหยุ่นและการปรับแต่ง: สูงมาก สามารถปรับแต่ง (Customization) ระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานเฉพาะทางขององค์กรได้อย่างอิสระ
- การเข้าถึง: จำกัดการเข้าถึงส่วนใหญ่เฉพาะภายในเครือข่ายองค์กร (LAN/WAN)
- ความเหมาะสม: เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีงบประมาณ มีทีม IT ที่เชี่ยวชาญ และมีความต้องการด้านการควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลที่ เข้มงวดสูง หรือมีข้อกำหนดกฎหมายเฉพาะ
2. ERP แบบ Cloud (บนระบบคลาวด์)
ERP แบบ Cloud หรือที่เรียกว่า Cloud-based ERP เป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมสูงในยุคดิจิทัล ระบบจะถูกติดตั้งและทำงานอยู่บน เซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ (Vendor) หรือผู้ให้บริการคลาวด์ องค์กรจะเข้าถึงและใช้งานระบบผ่านอินเทอร์เน็ต โดยมักจะจ่ายค่าบริการแบบรายเดือนหรือรายปี (Subscription)
- ความแตกต่างหลัก: องค์กร เช่าใช้ บริการซอฟต์แวร์ ไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที
- การลงทุนและค่าใช้จ่าย:
- ต่ำในระยะเริ่มต้น: ไม่ต้องลงทุนซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่
- ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง: จ่ายเป็นค่าบริการรายเดือน/รายปี (Opex) ผู้ให้บริการจะรับผิดชอบการบำรุงรักษา การอัปเดต และการสำรองข้อมูล
- ความยืดหยุ่นและการปรับแต่ง: มีข้อจำกัด เนื่องจากเป็นระบบที่ใช้ร่วมกัน (Multi-tenant) การปรับแต่งอาจทำได้เฉพาะในระดับที่ผู้ให้บริการกำหนด
- การเข้าถึง: สูงมาก สามารถเข้าถึงระบบและทำงานได้จาก ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต
- ความเหมาะสม: เหมาะกับองค์กรขนาดกลางถึงเล็ก หรือ Startup ที่ต้องการเริ่มต้นใช้งานอย่าง รวดเร็ว ต้องการ ลดภาระทีม IT และมีนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่น (Remote/Hybrid work)
3. ERP แบบ Hybrid (ผสมผสาน)
ERP แบบ Hybrid คือการนำข้อดีของทั้ง On-premise และ Cloud มาผสมผสานกัน องค์กรสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บส่วนใดของระบบหรือข้อมูลใดไว้บนเซิร์ฟเวอร์ภายใน (On-premise) และส่วนใดที่ควรย้ายไปไว้บนคลาวด์ (Cloud)
- ความแตกต่างหลัก: มีการ แบ่งส่วน การจัดการและจัดเก็บข้อมูลระหว่างเซิร์ฟเวอร์ภายในกับคลาวด์
- การลงทุนและค่าใช้จ่าย: เป็นการผสมผสานระหว่างการลงทุนเริ่มต้นและการจ่ายค่าบริการรายเดือน โดยขึ้นอยู่กับสัดส่วนการใช้งาน On-premise และ Cloud
- ความยืดหยุ่นและการปรับแต่ง: สูง เนื่องจากสามารถปรับแต่งส่วน On-premise ได้ตามต้องการ ในขณะที่ส่วน Cloud ช่วยเพิ่มความคล่องตัว
- การเข้าถึง: สามารถเข้าถึงได้ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ขึ้นอยู่กับส่วนที่วางไว้บนคลาวด์
- ความเหมาะสม: เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการที่ ซับซ้อน หรือมีข้อมูลบางส่วนที่จำเป็นต้องควบคุมความปลอดภัยอย่างเข้มงวดเป็นพิเศษ (เช่น ข้อมูลทางการเงิน) แต่ก็ต้องการความคล่องตัวในการทำงานจากภายนอกในส่วนอื่นๆ ด้วย
การเลือกประเภท ERP ที่เหมาะสมที่สุดนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับราคาเพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาถึงขนาดขององค์กร งบประมาณ ความพร้อมของทีม IT นโยบายด้านความปลอดภัยข้อมูล และความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจเป็นสำคัญ