การสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พี
การสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีเป็นสิ่งสำคัญเพราะมีหลายเหตุผลที่มีผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ
อีกทั้งยังช่วยในการจัดหมวดหมู่และแยกประเภทของเอกสาร ทำให้ข้อมูลขององค์กรสามารถนำมาใช้ได้อย่างสะดวก
โดยในบทความนี้จะกล่าวถึง การสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีทั้งหมด 2 ส่วนคือ
1. เหตุผลในการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พี
2. วิธีการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พี
ในส่วนที่ 1. จะล่าวถึงเหตุผลที่ต้องมีการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีจะประกอบด้วยเหตุผลต่าง ๆ 5 ข้อดังนี้คือ
1. การติดตามและการบริหารจัดการ
2. การป้องกันข้อผิดพลาด
3. การจัดเก็บข้อมูล
4. การรายงานและการวิเคราะห์
5. การป้องกันการปลอมแปลง
6. ความสะดวกสบาย
ในส่วนที่ 2. จะล่าวถึงวิธีการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พี จะประกอบด้วยเหตุผลต่าง ๆ 3 ข้อดังนี้คือ
1. กำหนดรูปแบบของเลขที่เอกสาร
2. การกำหนดเงื่อนไขและกฎการสร้างเลขที่เอกสาร
3. การใช้ตัวแปรและฟังก์ชัน
4. การทดสอบและการปรับปรุง
5. การดูแลรักษาเลขที่เอกสาร
เนื้อหาของส่วนที่ 1 เหตุผลที่ต้องมีการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีจะประกอบด้วยเหตุผลต่าง ๆ 5 ข้อดังนี้คือ
1. การติดตามและการบริหารจัดการ
เลขที่เอกสารช่วยให้ง่ายต่อการติดตามและการบริหารจัดการกระบวนการธุรกิจ โดยเฉพาะในกระบวนการทางการเงินและการคลังสินค้า เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบกำกับสินค้า, และใบแจ้งหนี้ เลขที่เอกสารช่วยให้สามารถติดตามสถานะของรายการและการทำธุรกรรมได้โดยง่าย
2. การป้องกันข้อผิดพลาด
การใช้เลขที่เอกสารช่วยลดความผิดพลาดในกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากเลขที่เอกสารจะทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บและการบันทึกข้อมูลมีความถูกต้อง
3. การจัดเก็บข้อมูล
เลขที่เอกสารช่วยให้ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูลในระบบอีอาร์พีโดยช่วยในการสร้างระเบียนและการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีระเบียบ เพื่อความสะดวกในการเรียกดูข้อมูลในอนาคต
4. การรายงานและการวิเคราะห์
เลขที่เอกสารเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล ช่วยให้สามารถระบุและวิเคราะห์ข้อมูลในระบบอีอาร์พีได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
5. การป้องกันการปลอมแปลง
การใช้เลขที่เอกสารช่วยป้องกันการปลอมแปลงและการประพฤติมิชอบในการทำธุรกรรม โดยระบบจะสามารถตรวจสอบเลขที่เอกสารเพื่อยืนยันความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของการทำธุรกรรมนั้นๆ (Click เพื่ออ่านต่อ ข้อดีของการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))
6. ความสะดวกสบาย
เลขที่เอกสารช่วยให้ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบข้อมูลในระบบอีอาร์พีโดยสามารถใช้เลขที่เอกสารเพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้โดยง่าย
ดังนั้นการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีความเป็นระบบในการดำเนินงาน
ในส่วนที่ 2. จะล่าวถึงวิธีการสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พี ซึ่งจะมีขั้นตอนและวิธีการที่แตกต่างไปตามแต่ละระบบอีอาร์พีและความต้องการขององค์กร อย่างไรก็ตามมักจะมีขั้นตอนหลักที่เป็นที่นิยมในการสร้างเลขที่เอกสาร โดยประกอบด้วยวิธีการต่าง ๆ 3 ข้อดังนี้คือ
1. กำหนดรูปแบบของเลขที่เอกสาร
ก่อนที่จะสร้างเลขที่เอกสาร คุณต้องกำหนดรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับเลขที่เอกสารขององค์กรของคุณ เช่น รูปแบบของเลขที่เอกสารอาจประกอบด้วยตัวเลขเฉพาะ, วันที่, เดือน, ปี, และรหัสตัวตนของเอกสารเช่น ใบสั่งซื้อ (PO) หรือใบกำกับสินค้า (Invoice)
2. การกำหนดเงื่อนไขและกฎการสร้างเลขที่เอกสาร
คุณต้องกำหนดเงื่อนไขและกฎที่ใช้ในการสร้างเลขที่เอกสาร เช่น กำหนดว่าเลขที่เอกสารจะเริ่มต้นที่เลขใด, วิธีการเพิ่มเลขที่เอกสารต่อไป เช่น เพิ่มเลขที่เอกสารทีละหนึ่งหรือโดยการกระโดดหลายหมายเลขในครั้งเดียว
3. การใช้ตัวแปรและฟังก์ชัน
ในการกำหนดเลขที่เอกสาร คุณอาจใช้ตัวแปรหรือฟังก์ชันที่ระบบอีอาร์พีมีให้เพื่อจัดการข้อมูลที่ใช้ในการสร้างเลขที่เอกสาร เช่น วันที่ปัจจุบัน, เลขที่เอกสารก่อนหน้า, หรือแม้กระทั่งข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่น ๆ
4. การทดสอบและการปรับปรุง
หลังจากที่คุณได้กำหนดเงื่อนไขและกฎการสร้างเลขที่เอกสารเสร็จสิ้น คุณควรทดสอบระบบเพื่อตรวจสอบว่าเลขที่เอกสารถูกสร้างตามที่คุณต้องการหรือไม่ และปรับปรุงตามความต้องการขององค์กรในกรณีที่จำเป็น
5. การดูแลรักษาเลขที่เอกสาร
หลังจากที่เลขที่เอกสารถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณต้องดูแลรักษาเลขที่เอกสารอย่างเคร่งครัด เพื่อป้องกันการซ้ำซ้อนหรือการใช้งานที่ไม่ถูกต้อง
กล่าวโดยสรุป การสร้างเลขที่เอกสารในระบบอีอาร์พีเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องการการวางแผนและการดำเนินการที่รอบคอบ การสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพในการสร้างเลขที่เอกสารสามารถช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้
ต้องการติดต่อนัดเดโม (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)