ผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร

การเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดีถือว่าเป็นโจทย์ที่ต้องใช้เวลาในการพิจารณานานพอสมควร เรียกได้ว่าผู้ประกอบการ/องค์กรจะต้องคิดหนักกันทีเดียว เพราะเป็นการสร้างระบบบริหารจัดการให้กับกิจการ/องค์กร และระบบการบริหารจัดการนี้จะมีผลกับกิจการ/องค์กรในระยะยาว (Click เพื่ออ่าน วางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จเพราะความลับนี้)

นอกจากการวางแผนในองค์กรเพื่อให้สามารถวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้แล้ว อีกหนึ่งปัญหาใหญ่ที่ผู้ประกอบการ/องค์กรจะต้องเจอคือ จะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) รายไหนดี

ซึ่งในบทความนี้จะมีข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ประกอบการ/องค์กร เลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างมั่นใจมากขึ้น โดยจะประกอบด้วยรายละเอียด 9 ข้อดังนี้คือ

1. ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

2. ความสามารถในการอัปเกรดและการปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP)

3. การสนับสนุนทางเทคนิค

4. ราคาและค่าใช้จ่าย

5. ง่ายต่อการปรับใช้งาน

6. การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

7. ประสบการณ์และการอ้างอิง

8. การสอนและการฝึกอบรม

9. บริการหลังการขาย

รายละเอียดของแต่ละหัวข้อมีดังนี้คือ

1. ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค มีระบบอีอาร์พี (ERP) ที่สามารถรองรับความต้องการของลูกค้าได้จริง รวมถึงช่วยแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งานระบบของลูกค้า และควรเป็นผู้ให้บริการที่มีความตั้งใจทำงานให้สำเร็จลุล่วงจนลูกค้าสามารถปิดงบดุลได้ไม่ทิ้งลูกค้าไว้กลางทาง

ตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

– ปัญหาเกิดจากลูกค้าเลือกเส้นทางข้อมูลไม่ถูกต้องทำให้ระบบไม่แสดงผลตามที่ต้องการ

– ปัญหาเกิดจากลูกค้าใส่เงื่อนไขไม่ครบตามที่ระบบกำหนดแล้วระบบฟ้อง exception

– ปัญหาเกิดจากมีแคชในระบบทำให้ระบบทำงานล่าช้า

– ปัญหาเกิดจากผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) หยุดหรือยกเลิกการให้บริการ

โดยสรุปของข้อนี้คือ หากต้องการเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ดีลูกค้าควรพิจารณาถึงความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่สามารถแก้ปัญหาการใช้งานระบบได้ และความเป็นมืออาชีพในการทำงานที่จะไม่ทิ้งงานหากยังทำไม่สำเร็จลุล่วง

2. ความสามารถในการอัปเกรดและการปรับปรุงระบบอีอาร์พี

ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะมีการอัปเดทระบบให้ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ เช่น อัปเดทระบบปีละ 1 ครั้ง

นอกจากนี้ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) ควรรองรับการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงฟังก์ชันในการใช้งานบางอย่างในระบบ เพื่อให้ระบบอีอาร์พี (ERP) ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีการอัปเดทระบบให้ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอและสามารถปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ตรงกับความต้องการลูกค้า

3. การสนับสนุนทางเทคนิค

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีระบบสนับสนุนในการรับทราบปัญหาจากการใช้งานของลูกค้า และมีทีมงานที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิคให้กับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ในกรณีฉุกเฉินผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ควรมีความชำนาญและเชี่ยวชาญมากพอที่จะระบุปัญหาที่เกิดพร้อมแนวทางแก้ไขให้กับลูกค้าได้อย่างทันท่วงที

รวมทั้งมีทีมงาน customer support, implementer และ programmer ที่คอยประสานงานในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้า เพื่อลูกค้าจะได้มั่นใจได้ว่าหลังจากลงระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะยังคงให้คำปรึกษาและช่วยแก้ปัญหาหากเกิดข้อขัดข้องในระบบ

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรเชี่ยวชาญในการแก้ปัญหาการใช้งานของระบบ สามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็ว หากลูกค้าเกิดปัญหาในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

4. ราคาและค่าใช้จ่าย

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรชี้แจงค่าใช้จ่ายโดยละเอียดให้ลูกค้าทราบ ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) จะมีทั้งส่วนที่ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย และส่วนที่คิดค่าใช้จ่ายเช่น (Click เพื่ออ่าน 7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP))

ตัวอย่างส่วนที่ให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

– การนัดนำเสนอระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ลูกค้าพิจารณาว่าเหมาะสมกับกิจการ/องค์กรของลูกค้าหรือไม่

ตัวอย่างส่วนที่ให้บริการโดยมีค่าใช้จ่าย

– การวางระบบ

– การเทรนวิธีเข้าใช้งานระบบ

– การปรับแต่งระบบ (Customize)

เมื่อลูกค้าทราบราคาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเพื่อลงระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว ลูกค้าสามารถเปรียบเทียบราคาเพื่อหาราคาที่เหมาะสม ซึ่งราคาที่เหมาะสมอาจไม่ใช่ราคาที่ถูกที่สุดหรือราคาที่แพงที่สุด แต่ควรเป็นราคาที่สมเหตุสมผลกับผลลัพธ์ที่ลูกค้าจะได้รับ และไม่ควรเป็นราคาที่ทำให้ลูกค้าต้องจ่ายเงินทิ้งแล้วไม่เกิดประโยชน์ใด ๆ

หมายเหตุ ราคา/ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจริงเมื่อลงระบบ ลูกค้าควรอ้างอิงจากสัญญาที่ตกลงกันไว้กับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) เป็นหลัก

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะแจ้งรายละเอียดราคาและค่าใช้จ่ายในการบริการกับลูกค้าอย่างชัดเจน ซึ่งควรเป็นราคาที่สมเหตุสมผลกับลูกค้าด้วยเช่นกัน

5. ง่ายต่อการปรับใช้งาน

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พี (ERP) ให้มีความยืดหยุ่นมากพอที่จะทำงานร่วมกับระบบที่ลูกค้าใช้อยู่เดิม รวมถึงมีการออกแบบและตั้งค่าการใช้งานที่เรียบง่ายเป็นธรรมชาติ เพื่อให้ผู้เข้าใช้งานสามารถเรียนรู้การใช้งานจนเกิดความเคยชินได้ในระยะเวลาไม่นาน

ในการใช้งานจริงลูกค้าหรือผู้เข้าใช้งานระบบอาจต้องมีการปรับกระบวนการคิด เพื่อสร้างความเข้าใจในการใช้งานระบบซึ่งอาจใช้เวลา แต่ลูกค้าหรือผู้เข้าใช้งานจะสามารถใช้งานระบบได้ง่าย ได้คล่องมือในที่สุด และเป็นผลดีต่อประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรในระยะยาว (Click เพื่ออ่าน การปรับแต่งระบบอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับการใช้งานขององค์กร )

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบให้ง่ายต่อการใช้งานภายใต้แนวคิดที่เรียบง่ายและเป็นธรรมชาติ

6. การรักษาความปลอดภัยและความจริงของข้อมูล

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พีให้เป็นระบบที่มีความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล นั่นคือการกำหนดสิทธิ์ของผู้เข้าใช้งานระบบ ว่าผู้เข้าใช้งานระบบแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง

นอกจากนี้ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พี (ERP) ให้รักษาความเป็นจริงของข้อมูลที่สามารถเช็คข้อมูลย้อนหลังกลับไปได้เมื่อผู้ใช้งานต้องการ (Click เพื่ออ่าน ข้อดีของการตรวจสอบย้อนหลังข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

การรักษาความเป็นจริงของข้อมูลนั้นจะรวมไปถึงข้อมูลภายในต่าง ๆ ขององค์กรที่ถูกสร้าง ถูกแก้ไข ถูกดำเนินการ ถูกอนุมัติ ถูกยกเลิก หรือมีการกระทำใด ๆ กับข้อมูลนั้น ระบบอีอาร์พี (ERP) จะต้องบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลภายในองค์กรอย่างถูกต้อง เป็นจริง ตรงไปตรงมา

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบให้รักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลและความเป็นจริงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลภายในองค์กรอย่างตรงไปตรงมา

7. ประสบการณ์และการอ้างอิง

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีประสบการณ์ที่สามารถอ้างอิงได้จริง เช่น ผลงานการดำเนินงานลงระบบอีอาร์พี (ERP) ให้กับธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ ซึ่งในส่วนนี้ลูกค้าสามารถสอบถามกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ลูกค้าต้องการติดต่อได้โดยตรง

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะมีความน่าเชื่อถือที่ลูกค้าสามารถตรวจสอบได้จากประสบการณ์อ้างอิงต่าง ๆ ที่ผ่านมา

8. การสอนและการฝึกอบรม

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรม ที่จะเข้าไปอบรมการเข้าใช้งานระบบให้กับลูกค้า

ทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรมควรมีความรู้และทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ได้ลงระบบให้กับลูกค้า และมีความเข้าใจลูกค้าว่าลูกค้าอาจไม่เคยมีประสบการณ์ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เลย

ซึ่งทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรมควรช่วยเหลือให้ลูกค้าเกิดความรู้ความเข้าใจในการใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะเวลาที่เหมาะสมไม่เร็วหรือช้าจนเกินไป

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมฝึกอบรมให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) โดยใช้เวลาดำเนินการอบรมภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

9. บริการหลังการขาย

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีม support ที่คอยตอบคำถามลูกค้าและให้การสนับสนุนทางด้านเทคนิค เมื่อลูกค้าเกิดปัญหาในการใช้งานระบบ

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีระบบการจัดเก็บข้อมูลในการ support แก้ไขปัญหาต่างๆ ให้กับลูกค้า เนื่องจากในความเป็นจริงการใช้งานระบบอีอาร์พีจะมีทั้งเคสที่เป็นปัญหาเดิมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กับเคสปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่

สำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ลูกค้าสามารถใช้ข้อมูลเดิมที่เคยได้รับจากทีมsupport ของผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) มาแก้ปัญหาด้วยตัวเอง

สำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ก็จะมีการsupport ลูกค้า ให้การช่วยเหลือแก้ไขปัญหาให้ลุล่วงไปได้

การเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) อาจไม่สามารถนิยามเป็นคำจำกัดความสั้นๆ ได้ แต่บทความผู้ประกอบการ/องค์กรจะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร ก็สามารถอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจภาพของผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) และช่วยให้ลูกค้ามีข้อมูลประกอบในการคัดสรรผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ในแบบที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งลูกค้าเองก็จะสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเช่นกัน

ส่งข้อมูลเพื่อนัดเดโม