ยังมีหลาย ๆ ท่านสับสนระหว่างระบบอีอาร์พี (ERP) กับโปรแกรมบัญชี ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร? เพราะมีหลายท่านเข้าใจผิด และนำราคาของโปรแกรมบัญชีมาเปรียบเทียบกับระบบอีอาร์พี (ERP)
ซึ่งอาจจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการตัดสินใจเลือกระบบเข้ามาใช้งานได้ เพราะ ระบบอีอาร์พี (ERP) ก็มีโมดูลบัญชีในตัวเหมือนกัน
หรือหลายคนก็มักจะเข้าใจว่าโปรแกรมบัญชีก็คือระบบอีอาร์พี (ERP)
ในบทความนี้เรามาดูข้อแตกต่างของทั้งระบบอีอาร์พี (ERP) และโปรแกรมบัญชี เพื่อเป็นข้อมูลในการเลือกระบบที่เหมาะสมกับองค์กรของตัวเองให้มากที่สุด
ก่อนอื่นก็ต้องมาทำความเข้าใจกับทั้ง 2 โปรแกรมกันก่อนค่ะ
โปรแกรมบัญชี (Accounting Systems)
โปรแกรมบัญชี คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้ดูแลระบบบัญชีภายในองค์กรโดยเฉพาะ เช่น ใช้จัดทำรายงานเกี่ยวกับบัญชีทั้งหมด จัดทำใบเสนอราคา จัดทำใบกำกับภาษีหรือ ทำงบภาษีต่างๆ เป็นต้น
แต่จะไม่ครอบคลุมไปยังส่วนงานอื่น อย่างเช่น ส่วนคลัง และระบบการผลิต และไม่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ทุกแผนก โปรแกรมบัญชีจึงเหมาะกับธุรกิจที่มีข้อมูลไม่เยอะ หรือธุรกิจขนาดเล็กที่จัดทำบัญชีทั่วไปเท่านั้น
ระบบอีอาร์พี (ERP = Enterprise Resource Planning)
ระบบอีอาร์พี (ERP) ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning แปลตรงตัวก็คือ การบริหารทรัพยากรขององค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งก็ไม่ใช่แค่เรื่องบัญชีหรือต้นทุนเท่านั้น แต่หมายถึงภาพรวมทั้งหมดของค์กร ตั้งแต่งานขายงาน คลัง จัดซื้อ บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีทั่วไป
รวมไปถึงกระบวนการผลิต ซึ่งทุกหน่วยงานสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้าถึงกัน และสามารถเรียกดูรายงานทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์เกี่ยวกับธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
4 ข้อแตกต่างของโปรแกรมบัญชี และระบบอีอาร์พี (ERP) มีอะไรบ้าง?
1. ราคา
ระบบอีอาร์พี (ERP) และโปรแกรมบัญชี แน่นอนว่าระบบอีอาร์พี (ERP) ย่อมมีราคาที่สูงกว่า อันเนื่องมาจากขนาดของโปรแกรมที่แตกต่างกัน เพราะระบบอีอาร์พี (ERP) มีราคาเริ่มต้นตั้งแต่หลัก 100,000 ไปจนถึง 10,000,000 โดยประมาณซึ่งก็ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ
ราคานี้คำนวณจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นค่า license ค่า implement และค่า setup serverโดยที่ยังไม่รวมไปถึงค่าสัญญาบริการรายปี
ส่วนโปรแกรมบัญชีมีตั้งแต่หลักพันจวบไปจนถึงหลักหมื่น ซึ่งอาจจะเป็นสัญญารายเดือนหรือสัญญารายปี และก็ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการเช่นกันว่าจะมีหลักในการคิดค่าใช้จ่ายในรูปแบบใด
2. ขนาดของโปรแกรม
จากข้อมูลเรื่องราคาข้างต้น ก็ทำให้เข้าใจได้ว่าขนาดของระบบอีอาร์พี (ERP)มีขนาดที่ใหญ่กว่าโปรแกรมบัญชี เพราะโปรแกรมบัญชีก็ทำได้เฉพาะในส่วนของงานบัญชี
แต่ระบบอีอาร์พี (ERP)สามารถครอบคลุมการทำงานได้ทั้งองค์กร และมีสิ่งที่เรียกว่าโมดูล (Module) แบ่งย่อยของแต่ละหน่วยงาน เช่นโมดูลขาย โมดูลคลังสินค้า โมดูลการผลิต เป็นต้น
ซึ่งโดยปกติอาจจะมีอย่างน้อย 6 โมดูลขึ้นไปเพื่อให้ครอบคลุมในการทำงานทั้งองค์กร ในขณะที่โปรแกรมบัญชีอาจจะมีขนาดเทียบเท่าแค่ 1 โมดูลของระบบอีอาร์พี (ERP) เลยก็ว่าได้
3. ระยะเวลาในการวางระบบ
สำหรับระยะเวลาในการวางระบบของทั้ง 2 โปรแกรม ระบบอีอาร์พี (ERP) จะใช้ระยะเวลาการวางระบบที่นานกว่าโปรแกรมบัญชี ซึ่งระยะเวลาก็ขึ้นอยู่กับบริบทของแต่ละองค์กร
บางองค์กรสามารถขึ้นระบบได้ภายใน 1 ปี บางองค์กรก็ใช้เวลาแค่ 6 เดือน สาเหตุสำคัญที่ทำให้ใช้เวลานานนั่นก็คือความซับซ้อนของระบบที่ต้องมีตั้งการเก็บ Requirement การอบรมเพื่อใช้งานระบบ
ซึ่งทุกขั้นตอนขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญของ Implementer และการเตรียมข้อมูลของยูสเซอร์และความสามารถในการเรียบรู้ระบบ สำหรับโปรแกรมบัญชีเป็นระบบเฉพาะทางที่ไม่มีความซับซ้อนอะไรอยู่แล้ว ซึ่งสามารถเรียนรู้ได้จากคู่มือที่มี
หรือศึกษาด้วยตัวเองก็ไม่ใช่เรื่องยากเกินไป จึงทำให้ระยะเวลาในการวางระบบน้อยกว่าระบบอีอาร์พี (ERP) (Click เพื่ออ่าน 9 เหตุผลทำไมต้องวางระบบอีอาร์พี)
4. ความซับซ้อนของตัวโปรแกรม
เนื่องจากทั้ง 2 โปรแกรมเป็นระบบสำเร็จรูปเหมือนกันแต่มีความซับซ้อนที่แตกต่างกันกล่าวคือ โปรแกรมบัญชีจะไม่สามารถปรับอะไรได้เพราะระบบค่อนข้างเล็กไม่มีความซับซ้อนอะไร
ทำมาเพื่อให้นักบัญชีใช้งานโดยเฉพาะ แต่ระบบอีอาร์พี (ERP) มีความพิเศษมากกว่านั้น นอกจากระบบจะใหญ่กว่าก็มักจะมีความซับซ้อนที่มากกว่า ตั้งแต่การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน
การใช้ฟังก์ชันที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดเข้าถึงกันทำให้ไม่ว่าจะเป็น งานขายที่สามารถเชื่อมข้อมูลไปยังส่วนคลังและการผลิต หากสต็อกไม่พอก็จะเชื่อมไปยังฝั่งจัดซื้อทำการสั่งวัตถุดิบเข้ามา
และบัญชีจะเป็นหน่วยงานสุดท้ายที่ระบบจะทำการส่งข้อมูลไปเพื่อทำการปิดงบ ทำให้การทุจริตเป็นเรื่องยาก รวมไปถึงการปลอมแปลงบัญชีด้วยเช่นกัน เพราะระบบอีอาร์พี (ERP) สามารถสืบกลับข้อมูลได้ทั้งหมด
จากข้อความข้างต้น แน่นอนว่าระบบอีอาร์พี (ERP) กับ โปรแกรมบัญชี มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด แต่จุดประสงค์หลักของทั้ง 2 โปรแกรมก็คือ
ทำให้การทำงานและการบริหารองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงในการบริหารจัดการองค์ได้ดีก็หนีไม่พ้น ระบบอีอาร์พี (ERP) ถึงแม้จะมีราคาที่สูงกว่าแต่แค่คอนเซปต์ก็ชนะขาด
แต่ถ้าติดในเรื่องของบัดเจทและองค์กรก็ไม่ได้มีความซับซ้อนอะไรมาก โปรแกรมบัญชี ก็ยังเป็นตัวเลือกที่ดีอยู่ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของผู้ประกอบการที่จะเลือกโปรแกรมเข้ามาใช้งานภายในองค์กร
จากบทความข้างต้นหวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่กำลังมองหาโปรแกรม หรืออยากจะเปลี่ยนระบบการใช้งานจากโปรแกรมบัญชีเป็นระบบอีอาร์พี (ERP)
ซึ่งระบบ PlanetOne ERP ก็ถือว่าเป็นตัวเลือกที่ดีเพราะเป็นระบบของคนไทย และยังเป็นโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่รองรับการทำงานได้ทุกขนาดขององค์กร
เข้าไปดู Package ที่เหมาะสมได้ที่นี่