5 ขั้นตอนหาที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP)
ในการวางระบบอีอาร์พี จะสามารถวางระบบได้ประสบความสำเร็จหรือไม่ แน่นอนว่าบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่องค์กรได้เลือกมามีส่วนสำคัญมาก เรียกได้ว่าเป็นพาร์ทเนอร์ขององค์กรก็ว่าได้ (Click เพื่ออ่าน สรุปแล้วควรใช้ระบบอีอาร์พีดีหรือไม่)
สำหรับองค์กรที่มองหาบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) แน่นอนว่าองค์กรย่อมต้องการที่ปรึกษาที่มีคุณภาพ มีประสบการณ์ในการทำงาน และสามารถ implement ระบบได้จริง
ซึ่งการมองหาที่ปรึกษาที่มีคุณภาพ ควรทำตาม 5 ขั้นตอนดังนี้คือ
1. กำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรให้ชัดเจน
2. สำรวจหาทีมที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่มีประสบการณ์
3. ทำข้อมูลคุณสมบััติที่ต้องการจากระบบอีอาร์พี (ERP)แล้วเปรียบเทียบคุณสมบัติที่บริษัทที่ปรึกษานำเสนอ
4. จัดการประชุมกับบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่ได้เลือกไว้
5. ขอใบเสนอราคารวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขต่างๆ
รายละเอียดในแต่ละหัวข้อประกอบด้วย
1. กำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรให้ชัดเจน
องค์กรจะต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการวางระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่ออะไร
เหตุผลอะไรที่จะต้องวางระบบอีอาร์พี (ERP) ให้กับองค์กร
เช่น มีโครงสร้างการบริหารจัดการองค์กรที่ซับซ้อนทำให้มีขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน เกิดความล่าช้าในการทำงาน
เนื่องจากบุคลากรในองค์กรไม่สามารถใช้ฐานข้อมูลเดียวกันได้ ทำให้ใช้เวลามากเกินไปในการเรียกดูรายงานต่าง ๆ ส่งผลให้ผู้บริหารไม่สามารถตัดสินใจได้ทันท่วงทีกับปัญหาที่เกิดในปัจจุบันเป็นต้น (Click เพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) )
ถ้าหากองค์กรสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ออกมาได้ชัดเจน ก็จะทำให้สามารถสื่อสารกับบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างเข้าใจมากยิ่งขึ้น
ดังนั้นองค์กรควรต้องวิเคราะห์ความต้องการของตัวเองให้ชัดเจนที่สุด เพื่อที่จะได้กำหนดรายละเอียดในการคุยกับบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ในแบบที่องค์กรต้องการ
2. สำรวจหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการทำงานและสามารถ implement ระบบได้จริง
โดยองค์กรสามารถหาบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้จากหลายแหล่งข้อมูล อาทิเช่น บนอินเทอร์เน็ต รวมถึงสอบถามจากบริษัทที่เป็นคู่ค้าหรือบริษัทที่อยู่ใน network เดียวกันกับขององค์กร
โดยการสอบถามข้อมูลว่าบริษัทเหล่านี้ใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) ของที่ไหน
เมื่อมี list รายชื่อของที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว อย่าลืมตรวจสอบผลงานว่าเป็นบริษัทที่ปรึกษาที่มีผลงานจริง โดยสามารถตรวจสอบได้จากรีวิวของลูกค้าที่เคยใช้บริการ หรือสอบถามข้อมูลจากบริษัทที่เคยใช้บริการวางระบบอีอาร์พี (ERP) กับบริษัทที่ปรึกษาที่อยู่ในลิสต์ขององค์กร
ดังนั้นในการหาบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) นอกจากจะต้องมีลิสต์รายชื่อของบริษัทที่ปรึกษาไว้หลาย ๆ ที่แล้วยังต้องตรวจสอบข้อมูลลูกค้าที่เคยใช้บริการรวมถึงตรวจสอบจากรีวิวที่น่าเชื่อถือได้
3. จัดทำคุณสมบัติต่าง ๆ ที่ต้องการจากระบบอีอาร์พี (ERP)
ในส่วนนี้ทางองค์กรจะต้องวิเคราะห์ภายในองค์กรเองว่า กระบวนการการทำงานภายในขององค์กรเป็นอย่างไร กระบวนการทางธุรกิจเป็นอย่างไร
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดที่สุดในส่วนนี้ควรจะต้องมีทีมของบริษัทที่ปรึกษามาคอยให้คำแนะนำด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่บริษัทที่ปรึกษาสามารถนำไปใช้เปรียบเทียบกับระบบอีอาร์พี (ERP) ที่ตนเองมีอยู่
เมื่อเปรียบเทียบแล้วทางบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พีจึงจะสามารถบอกได้ว่าคุณสมบัติของระบบอีอาร์พี (ERP) ที่องค์กรต้องการจะต้อง customized หรือไม่ หรือสามารถใช้จากโมดูลหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) ได้เลยเป็นต้น
4. จัดประชุมกับบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่องค์กรได้เลือกไว้
ในขั้นตอนนี้จะเป็นการประชุมในรายละเอียดเชิงลึกว่าคุณสมบัติต่าง ๆ ของระบบอีอาร์พี (ERP) ที่องค์กรต้องการนั้นบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) จะสามารถทำให้ได้หรือไม่ในทุก ๆคุณสมบัติที่องค์กรได้ร่างไว้
หากทำไม่ได้แล้วต้องมีการ customized จะสามารถ customized ให้กับองค์กรได้หรือไม่
ซึ่งในความเป็นจริงไม่มีบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ไหนที่สมบูรณ์แบบ 100%
ดังนั้นองค์กรจึงควรวิเคราะห์และมองหาบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่สามารถตอบโจทย์ขององค์กรได้ใกล้เคียงที่สุด
5. ขอใบเสนอราคารวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขต่าง ๆ
เมื่อได้มีการประชุมกันในรายละเอียดเชิงลึกเรียบร้อยแล้ว ทางองค์กรควรขอใบเสนอราคาตามคุณสมบัติที่องค์กรกำหนดไว้
ทางบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) จะมีค่าบริการอะไรบ้าง ก็ควรระบุเงื่อนไขการชำระเงินต่าง ๆ ให้ชัดเจน เพื่อที่องค์กรจะสามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้ว่าองค์กรจะมีประสิทธิภาพในการจัดสรรงบประมาณในส่วนนี้หรือไม่
ดังนั้นเมื่อได้มีการประชุมในรายละเอียดเชิงลึกกันเสร็จเรียบร้อยแล้ว ในการขอใบเสนอราคาทางองค์กรก็ควรจะสามารถวิเคราะห์และประเมินตนเองได้ด้วยว่ามีความสามารถในการจัดสรรงบประมาณหรือไม่
ซึ่งในส่วนนี้อาจสามารถเจรจาต่อรองงบประมาณในบางส่วนกับที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้เช่นกัน (Click เพื่ออ่าน 7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP) )
กล่าวโดยสรุป ในการหาที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พี ทางองค์กรควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จากนั้นเริ่มมองหาข้อมูลของบริษัทที่ปรึกษาวางระบบอีอาร์พีที่เหมาะสม แล้วทำการวิเคราะห์รายละเอียดเชิงลึกร่วมกัน เพื่อวิเคราะห์เปรียบเทียบว่าระบบอีอาร์พีของบริษัทที่ปรึกษาสามารถตอบสนองในส่วนใดได้บ้าง
และสุดท้ายคือการขอใบเสนอราคาเพื่อดูว่าองค์กรสามารถจัดสรรงบประมาณได้หรือไม่
ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)