4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP)
อีอาร์พี (ERP) หรือ Enterprise Resource Planning คือคอนเซปต์ในการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
สิ่งที่จะมาเป็นเครื่องมือให้องค์กรสามารถนำคอนเซปต์ของอีอาร์พี (ERP) มาใช้บริหารจัดการได้จริงก็คือ ระบบอีอาร์พี (ERP) หรือระบบสารสนเทศที่พัฒนาจากคอนเซปต์ของอีอาร์พี (ERP) ให้เป็นรูปแบบเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กร และนำระบบสารสนเทศนั้นมาใช้บริหารจัดการองค์กรนั่นเอง (click เพื่ออ่าน ความพิเศษ 5 ด้าน ของระบบอีอาร์พี (ERP))
โดย 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) ที่นำมาใช้บริหารจัดการทรัพยากรในองค์กรคือ
1. ข้อมูลรวมศูนย์ (Centralized Database)
2. ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน (Reduce redundancy)
3. ตรวจสอบได้ (Traceability and accountability)
4. แสดงข้อมูลทันเวลา (Real Time)
ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ ของแต่ละข้อมีดังนี้
1. ข้อมูลรวมศูนย์ (Centralized database)
ระบบอีอาร์พี (ERP) จะใช้วิธีการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ นั่นคือฐานข้อมูลทั้งหมดขององค์กรจะถูกจัดเก็บไว้และบริหารจัดการใน server เดียวกัน ซึ่งง่ายต่อการจัดการหรือส่งต่อข้อมูลให้กับ user ที่เข้าใช้งานในระบบ
การบริหารจัดการข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะต้องดำเนินการไปตามสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหลัก (Click เพื่ออ่าน 3 ข้อดีของการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี)
การเข้าถึงข้อมูลจาก user หลาย ๆ คนในช่วงเวลาเดียวกันจะสามารถทำได้ แต่ในบางขณะอาจทำให้เกิดการหน่วงของระบบ ดังนั้นระบบอีอาร์พี (ERP) จะให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเฉพาะในส่วนที่จำเป็นต่อ user คนนั้นจริง ๆ เพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลของ user เกิดขึ้นอย่างเป็นระเบียบ ช่วยลดการหน่วงของระบบ และให้ user ได้เข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบอยู่เท่านั้น
อีกทั้งระบบอีอาร์พีสามารถเชื่อมโยงข้อมูลในแต่ละส่วนขององค์กรเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปได้อย่างไหลลื่นนั่นเอง
2. ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน (Reduce redundancy)
การทำงานที่ซ้ำซ้อนในองค์กรอาจเกิดได้จากหลากหลายสาเหตุ อาทิเช่น
– ในองค์กรขาดการวางหลักบริหารจัดการที่ดี
– ข้อมูลในองค์กรกระจัดกระจาย มีการเก็บข้อมูลซ้ำกันไปมา ไม่สามารถตรวจสอบได้
– ขาดการประสานงานกันระหว่างหน่วยงานในองค์กร
ซึ่งในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยบริหารจัดการในองค์กร จะต้องมีการวิเคราะห์โครงสร้างการบริหารจัดการองค์กร และเส้นทางการดำเนินงานต่าง ๆ นำมาสะสางให้เป็นเส้นทางที่เรียบง่ายและเชื่อมโยงในแต่ละส่วนขององค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลผลหาขั้นตอนการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องมีการดำเนินงานซ้ำไปซ้ำมาในส่วนที่ไม่จำเป็น
3. ตรวจสอบได้ (Traceability and accountability)
ระบบอีอาร์พี (ERP) จะยึดหลักการตรวจสอบหลักฐานต่าง ๆ ในการทำงานได้ ว่าที่มาของข้อมูลที่เกิดขึ้น มาจากไหน เกิดขึ้นเมื่อไหร่ เปลี่ยนไปอย่างไร ถูกลบออกไปตอนไหน ใครเป็นผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น โดยระบบจะบันทึกเวลา และบุคคลที่เข้าถึงข้อมูลนั้นเอาไว้ (Click เพื่ออ่าน ข้อดีของการตรวจสอบย้อนหลังข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))
ซึ่งเป็นแนวทางที่นำไปสู่การตรวจสอบที่แม่นยำหากเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานที่ต้องการทราบว่าเป็นความรับผิดชอบของบุคคลใด
โดยที่ผู้รับผิดชอบนี้จะรับผิดชอบเมื่อมีการการอนุมัติ, การปรับปรุงข้อมูล, การจัดการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กร
ในระบบอีอาร์พี (ERP) นอกจากจะช่วยตรวจสอบหาผู้รับผิดชอบในขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ ได้แล้ว ยังสามารถช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องและการเปลี่ยนแปลงสถานะของข้อมูลต่าง ๆ ในกระบวนการทำงานขององค์กรได้เช่นกัน
4. แสดงข้อมูลทันเวลา (Real Time)
เพื่อให้ระบบอีอาร์พี (ERP) แสดงข้อมูลได้ทันเวลา (real-time) ต้องมีการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ของระบบอีาร์พี (ERP) ภายในองค์กร เช่น ข้อมูลการสั่งซื้อ คลังสินค้า การผลิต การขาย เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกสะสมและอัปเดตอย่างต่อเนื่องในฐานข้อมูลเพื่อให้พร้อมใช้งานในช่วงเวลาปัจจุบัน โดยที่ไม่ต้องรอการอัปเดตหรือรอบเวลาที่กำหนด
ในระบบอีอาร์พี (ERP) จะแสดงข้อมูลของจำนวนที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง แจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงสถานะต่าง ๆ ของข้อมูลในเวลาปัจจุบัน
ข้อมูลในองค์กรจำเป็นต้องแสดงข้อมูลในแบบ real time เพื่อให้องค์กรสามารถตรวจสอบได้ทันท่วงที ป้องกันปัญหาฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น สินค้าในคลังสินค้าไม่พอขาย เป็นต้น
กล่าวโดยสรุป 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) เป็นการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนในองค์กรทำให้สามารถ
ใช้ทรัพยการที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด อีกทั้งสามารถตรวจสอบและระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานได้ในทุกขั้นตอน และมีการแสดงข้อมูลแบบ
real-time ที่ให้ user ได้เห็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอย่างทันท่วงที