5 คำถามยอดฮิต! เกี่ยวกับการวางระบบอีอาร์พี (ERP) มีอะไรบ้าง
จากประสบการณ์ของทีมขายและมีโอกาสได้พูดคุยกับองค์กรที่เริ่มมองหาระบบอีอาร์พี (ERP) และตั้งใจติดต่อเข้ามาเพื่อสอบถามข้อมูล
พร้อมทั้งนัดหมายให้ทางทีมงานเข้าไปนำเสนอระบบ และทำให้เราทราบว่าทุกคำถามของผู้ประกอบการก็มักจะมาจากความกังวลใจที่เขาเหล่านั้นเคยประสบมา
ในบทความนี้จึงเป็นการรวบรวม 5 คำถามยอดฮิต! ที่มักจะเจอบ่อย ๆ เพื่อเป็นแนวทางให้กับผู้ที่กำลังมองหาระบบอีอาร์พี (ERP) โดยมีหัวข้อของคำถามเกี่ยวกับระบบอีอาร์พี (ERP) ดังต่อไปนี้
1. คำถามเรื่องราคาและค่าใช้จ่าย
2. คำถามเรื่องความยืดหยุ่นของระบบ
3. คำถามเรื่องระยะเวลาที่ใช้ในการวางระบบ
4. คำถามเรื่องสัญญาบริการ
5. คำถามเรื่องตัวเดโม (Demo) มีให้ทดลองใช้หรือไม่
โดยรายละเอียดของแต่ละคำถามมีดังต่อไปนี้
1. คำถามเรื่องราคาและค่าใช้จ่าย
ร้อยทั้งร้อยก็คงหนีไม่พ้นเรื่องราคา บางองค์กรที่ติดต่อเข้ามาก็มักจะสอบถามเรื่องราคาเป็นอันดับแรก อาจจะเพื่อให้แน่ใจในเรื่องของบัดเจท และอยากได้ราคาที่ประหยัด คุ้มค่า หรืออาจจะมีการตั้งงบไว้และเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี(ERP) ที่เสนอราคาตรงกับงบประมาณของบริษัท
ข้อนี้ทางเราผู้เขียนขอแนะนำว่า ให้มีการพูดคุยเสนอราคาให้เรียบร้อย หรือนัดหมายนำเสนอระบบเพื่อดูขั้นตอนการทำงาน เพราะราคาที่ถูกเกินไปก็มักจะมาพร้อมกับควมเสี่ยงจากการวางระบบไม่สำเร็จ
และทำให้สูญเสียเงินไปอย่างเปล่าประโยชน์ การเลือกระบบอีอาร์พี (ERP) ต้องดูความสมเหตุสมผลของราคากับตัวระบบให้มีความสอดคล้องกัน
ซึ่งการนัดนำเสนอระบบก็เป็นการดูว่าระบบอีอาร์พี (ERP) ที่เรียกเข้านั้นมาตอบโจทย์กับการทำงานได้จริง ๆ หรือไม่ แล้วค่อยเปรียบเทียบเรื่องบัดเจทอีกครั้ง
2. คำถามเรื่องความยืดหยุ่นของระบบ
ส่วนใหญ่องค์กรที่สอบถามเรื่องความยืดหยุ่นของระบบอีอาร์พี (ERP) ก็มักจะเป็นองค์กรที่มีระบบการใช้งานอยู่แล้ว แต่ต้องการจะเปลี่ยนระบบใหม่ที่มีความยืดหยุ่นสูง
ความยืดหยุ่นสูงในที่นี้หมายถึง ตัวระบบมีฟังก์ชันการทำงานที่เป็นสแตนดาร์ด แต่ผู้ใช้บริการต้องการปรับระบบให้เข้ากับองค์กรก็สามารถปรับเปลี่ยนได้
โดยสิ่งนี้จะเรียกว่าการ Customized เพราะอาจจะเคยเจอระบบอีอาร์พี (ERP) ที่คอนข้างจำกัดการทำงานและไม่สามารถปรับเปลี่ยนอะไรได้
3. คำถามเรื่องระยะเวลาที่ใช้ในการวางระบบ
ส่วนมากองค์กรที่สอบถามเข้ามานั้น ต้องการที่จะใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เร็ว ๆ หรืออาจจะเป็นเพราะบริษัทต้องการเปลี่ยนจากบริษัทจำกัดเป็น บริษัท(มหาชน)
จึงต้องมีระบบเข้ามาช่วยดูแล เพื่อให้บริษัททำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบงบการเงินได้อย่างรวดเร็ว
โดยปกติหากองค์กรใดต้องการติดตั้งระบบอีอาร์พี (ERP) จะใช้เวลาอย่างน้อยที่สุด 30 วัน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ และความสามารถในการเรียนรู้ระบบของยูสเซอร์ รวมไปถึงการเตรียมข้อมูลสำหรับโหลดด้วยเช่นกัน
4. คำถามเรื่องสัญญาบริการ
สัญญาบริการ(MA) หรือก็คือMaintenance Service Agreement หมายถึง บริการดูแลและบำรุงรักษาที่เกี่ยวกับไอที ซึ่งผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) ส่วนใหญ่มักจะมีค่าสัญญาบริการ (MA)
เพราะจะเกี่ยวกับการอัปเดตระบบให้เป็นปัจจุบัน การดูแลรักษาระบบหรือฟังก์ชันการทำงานที่เกี่ยวข้องกับระบบอีอาร์พี (ERP) ทั้งหมด รวมไปถึงการซับพอร์ตยูสเซอร์ผู้ใช้งาน
หลาย ๆ องค์กรมักจะมีคำถามที่ว่า หากไม่จ่ายค่าสัญญาบริการจะยังสามารถใช้งานระบบได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่
คำตอบคือ “สามารถใช้งานได้ตามปกติ”
เพราะตัวระบบจำพวกโมดูลการทำงานรวมไปถึงโปรแกรมต่างๆ เป็นการขายขาด แต่หากทางยูสเซอร์ผู้ใช้งานติดปัญหาอันเกิดจากความไม่เข้าใจในระบบ ทางผู้ให้บริการก็จะไม่สามารถดูแลได้ และจะไม่มีการอัปเดตระบบให้จนกว่าจะมีการต่อสัญญาบริการ
5. คำถามเรื่องตัวเดโม (Demo) มีให้ทดลองใช้หรือไม่
หากเป็นระบบเล็ก ๆ ฟังก์ชันการทำงานไม่มีรายละเอียดซับซ้อนก็อาจจะทำตัวเดโมให้ทดลองใช้งานได้ แต่ถ้าเป็นระบบอีอาร์พี (ERP) ขนาดใหญ่ เช่น ระบบของPlanetOne ERP ก็จะไม่มีตัวเดโมให้ทดลองใช้
เนื่องจากการลงระบบอีอาร์พี (ERP) ไม่ใช่แค่การติดตั้ง และดูคู่มือก็สามารถทำได้ แต่ต้องมีการอบรมก่อนการใช้งาน เพราะระบบอีอาร์พี มีการทำงานที่เชื่อมโยงถึงกันเป็นขั้นเป็นตอน และต้องมีการลงข้อมูลเพื่อใช้ทดลองคีย์อีกด้วย
จากบทความข้างต้นจะเห็นได้ว่า คำถามส่วนใหญ่ทั้ง 5 ข้อ ไม่ว่าจะเป็น คำถามเรื่องราคา, คำถามเรื่องความยืดหยุ่นของระบบ, คำถามเรื่องระยะเวลาที่ใช้ในการวางระบบ, คำถามเรื่องสัญญาบริการ และคำถามเรื่องมีตัวเดโม (Demo) หรือไม่
ทั้งหมดนี้จะเป็นคำถามที่เกี่ยวกับเงื่อนไขในการวางระบบมากกว่าจะเป็นคำถามที่เกี่ยวกับวิธีการทำงานของระบบอีมาร์พี (ERP) (Click เพื่ออ่าน 5 ขั้นตอนหาที่ปรึกษาระบบอีอาร์พี)
เพราะอย่างไรก็ต้องมีการนัดนำเสนอ และพูดคุยเรื่องวิธีการทำงาน หากมีเงื่อนไขใดที่ทางยูสเซอร์ผู้ใช้บริการมองว่าไม่สามารถยอมรับได้ก็เป็นการไม่เสียเวลาของทั้ง 2 ฝ่าย
หากท่านกำลังมองหารระบบอีอาร์พี (ERP) ที่มีความยืดหยุ่นสูง ราคาระดับคนไทย ฟังก์ชันการทำงานเข้าใจง่าย และมีประสบการณ์มานานกว่า 26 ปี แนะนำระบบ PlanetOne ERP