Author name: Nisachon

7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

การวางระบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เป็นการลงทุนสำหรับองค์กรในระยะยาว เพื่อช่วยลดต้นทุนขององค์กรในทุก ๆ ด้าน และช่วยวางแผนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางบวก ดังนั้นการลงทุนระยะยาวย่อมต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นให้รอบคอบ

ในบทความนี้จะกล่าวถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่จะส่งผลต่อค่าใช้จ่ายในการวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ผู้อ่านได้มีข้อมูลเบื้องต้นประกอบการตัดสินใจ

ซึ่งค่าใช้จ่ายในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ คือ

1.ขนาดของกิจการ

2.ความซับซ้อนของการดำเนินงานในกิจการ

3.การเทรนพนักงานในองค์กร

4.การวางพื้นฐานระบบทางไอที

5.การบำรุงรักษาระบบ

6.การปรับปรุงฟังก์ชั่นใช้งานให้เข้ากับองค์กร

7.ค่า License สำหรับ software ของผู้ให้บริการอีอาร์พี

โดยรายละเอียดของค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มีดังนี้

1.ขนาดของกิจการมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

โดยธรรมชาติของการลงทุน เมื่อกิจการมีขนาดใหญ่จำนวนเงินที่ต้องลงทุนในส่วนต่าง ๆ เพื่อให้กิจการดำเนินไปได้ก็จะเป็นเงินจำนวนมากตาม

การวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ก็เช่นกัน ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ส่วนที่จะบ่งชี้ค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนที่สุดคือจำนวน user ที่จะเข้าใช้งานในระบบ

กล่าวคือ ในกิจการต้องมีการประเมินกันภายในด้วยว่าจำนวน user ที่จะต้องเข้าใช้งานในระบบพร้อมกันมีทั้งหมดกี่คน ค่าใช้จ่ายในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ก็จะผันแปรไปตามความมากน้อยของ user ด้วยนั่นเอง

นอกจากนี้กิจการที่มีขนาดใหญ่อาจมีความต้องการใช้ระบบที่มีโมดูลต่าง ๆ ครอบคลุมในทุก ๆ ส่วนของกิจการ ดังนั้นขนาดของระบบอีอาร์พีที่จะวางระบบในกิจการนั้นก็จะเป็นระบบขนาดใหญ่ ซึ่งในการวางระบบขนาดใหญ่ก็จะต้องใช้งบประมาณที่มากขึ้นด้วยเช่นกัน (Click เพื่ออ่าน วางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จเพราะความลับนี้)

2.ความซับซ้อนของการดำเนินงานในกิจการมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ระบบอีอาร์พีนั้นเป็นระบบที่เน้นความเรียบง่าย นั่นหมายความว่าระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พีจะทำการ simplify เส้นทางการทำงานที่ซับซ้อนต่าง ๆ ภายในองค์กร ให้เป็นเส้นทางที่เดินไปได้อย่างเป็นธรรมชาติ เป็นระบบระเบียบ สามารถตรวจสอบเส้นทางต่าง ๆ ได้โดยง่ายดาย

แต่…

ก่อนที่เส้นทางที่ซับซ้อนต่าง ๆ ในกิจการจะถูก simplify ได้นั้นต้องผ่านขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ

ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลและ requirement ต่าง ๆ

การพัฒนาปรับปรุงให้ระบบอีอาร์พีสามารถใช้งานได้รับกันการทำงานที่ซับซ้อนของกิจการ

การทดสอบระบบว่าสามารถใช้งานได้จริง เป็นต้น

ซึ่งในขั้นตอนต่าง ๆ ล้วนใช้เวลา ใช้บุคลากรในทีมพัฒนาระบบที่เชี่ยวชาญ ดังนั้นค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ก็จะถูกรวมไว้ในค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พีด้วยเช่นกัน

3.การเทรนพนักงานในองค์กรมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ผู้ให้บริการต้องจัดเทรนเนอร์หรือทีมที่ปรึกษาเพื่อเข้ามาเทรนพนักงานในองค์กรให้มีความรู้ ความเข้าใจ และทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (Click เพื่ออ่าน 5 แนวทาง บริหารงานบุคคลอย่างยั่งยืนด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นอาทิเช่น ค่าเทรนเนอร์ ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร เป็นต้น

หากพนักงานได้รับการเทรนเรียบร้อยแล้วแต่ยังคงมีปัญหาในการเข้าใช้งานที่ยังคงต้องการให้ทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ดูแลและให้คำปรึกษาหลังการติดตั้งระบบไปแล้ว ค่าใช้จ่ายก็จะขึ้นอยู่กับรายละเอียดในสัญญาบริการที่ทางเจ้าของกิจการได้ทำไว้กับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

4.การวางพื้นฐานระบบทางไอทีมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ระบบอีอาร์พี (ERP) เป็นเครื่องมือที่่ช่วยบริหารจัดการองค์กร ซึ่งผู้ใช้จะสามารถเข้าใช้งานระบบได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์

ดังนั้นการวางพื้นฐานระบบทาง IT ขององค์กรให้รองรับกับการวางระบบอีอาร์พี (ERP) จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

การวางพื้นฐานระบบทางไอทีของกิจการจะครอบคลุมถึงเรื่องต่าง ๆ ดังนี้คือ

การจัดหาอุปกรณ์ทางไอทีที่จำเป็นเพื่อรองรับระบบอีอาร์พี ERP รวมถึงความต้องการในเรื่องของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ เครือข่าย และระบบสำรองข้อมูล เพื่อให้ระบบอีอาร์พี ERP ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยอาจต้องปรับปรุงหรืออัปเกรดสิ่งที่มีอยู่และเพิ่มทรัพยากรตามความต้องการ

5.การบำรุงรักษาระบบมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

หลังจากที่กิจการของคุณได้มีการติดตั้งระบบอีอาร์พี (ERP) เรียบร้อยแล้ว การบำรุงรักษาระบบอีอาร์พี (ERP) ก็มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งการบำรุงรักษาระบบอีอาร์พีเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะมีค่าใช้จ่ายตามมา โดยรายละเอียดในการบำรุงรักษาระบบอีอาร์พี (ERP) อาทิเช่น

ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพและปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล

ค่าใช้จ่ายในการรักษาและสำรองข้อมูลในระบบฐานข้อมูลของอีอาร์พี (ERP) เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ หรือปรับให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการอัปเกรดระบบอีอาร์พี (ERP) เมื่อมีการออกเวอร์ชันใหม่

6.การปรับปรุงฟังก์ชันใช้งานให้เข้ากับองค์กรมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

เมื่อกิจการมีการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว อาจพบว่าหากมีการปรับปรุงฟังก์ชั่นใช้งานในบางจุดของระบบ จะช่วยให้ระบบการทำงานของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ซึ่งทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของลูกค้า

ค่าใช้จ่ายในการ customize จะอยู่ที่รายละเอียดในเชิงลึกที่ต้องคุยกันระหว่างลูกค้ากับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ชัดเจน (Click เพื่ออ่าน การปรับแต่งระบบอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับการใช้งานขององค์กร)

7.ค่า license สำหรับ software ของผู้ให้บริการอีอาร์พีมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่มีทีมพัฒนาระบบ และพัฒนาระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ขึ้นมาเอง จะมีการคิดค่าบริการเข้าใช้ระบบกับลูกค้า หรือเรียกให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือค่า license ในการใช้ระบบ

ค่า license นี้จะขึ้นอยู่กับขนาดของระบบและการพิจารณาจากเจ้าของ license หรือผู้ให้บริการอีาร์พี ERP โดยผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) แต่ละเจ้าจะมีเกณฑ์ในการพิจารณาค่า license ที่แตกต่างกันไป

ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) มีหลายเจ้า มีทั้งระบบอีอาร์พี (ERP) ที่พัฒนาโดยคนไทย ถือ license โดยคนไทย หรือระบบอีอาร์พี (ERP) ที่พัฒนาโดยต่างชาติซึ่งเจ้าของ license ก็จะเป็นชาวต่างชาติ เป็นต้น

สุดท้ายแล้วรายละเอียดในการตัดสินใจว่าจะวางระบบอีอาร์พี (ERP) โดยใช้ license ของคนไทยหรือต่างชาติก็อยู่ที่ลูกค้าจะตัดสินใจนั่นเอง

โดยสรุปของบทความ 7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ผู้ที่สนใจวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย และสามารถประเมินในเบื้องต้นได้ว่าควรจะลงทุนกับระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) ในรูปแบบใด

เพราะอย่างที่ได้กล่าวในส่วนต้นของบทความว่า การลงทุนวางระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นคือการลงทุนระยะยาว ที่ผลตอบแทนจะมาในรูปของประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่ต้นทุนการดำเนินการในส่วนต่าง ๆ ของกิจการลดลงอย่างวัดค่าได้ (คลิกเพื่ออ่านผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร)

ความคุ้มค่าของการลงทุนอาจไม่ได้เห็นโดยฉับพลันทันที แต่มันจะเกิดขึ้นแน่นอน หากลูกค้าลงทุนวางระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) ที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง

3 สัญญาณเตือน องค์กรคุณต้องมีระบบอีอาร์พี (ERP)

ความจำเป็นในการเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) นั้นขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัยในองค์กรอาทิเช่น ปัจจัยด้านการเงิน ปัจจัยด้านระยะเวลา ปัจจัยด้านความพร้อมของบุคคลากร เป็นต้น

การวางระบบอีอาร์พีเป็นเรื่องที่ต้องใช้งบประมาณและระยะเวลาในการดำเนินงาน ตั้งแต่เริ่มต้นตัดสินใจ ไปจนกระทั่งวางระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ใช้งานได้จริง ดังนั้นแต่ละองค์กรจะมีการหาข้อมูลและเหตุผลสนับสนุนต่าง ๆ ในการประกอบการตัดสินใจมากพอสมควร (คลิกเพื่ออ่าน 9 เหตุผลทำไมต้องวางระบบ ERP)

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่ากิจการของคุณควรจะต้องหันมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP)

ซึ่งในบทความนี้จะกล่าวถึง 3 สัญญาณเตือน เพื่อเช็คว่าองค์กรของคุณควรจะเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ได้แล้วหรือยัง

3 สัญญาณเตือนมีดังนี้คือ

1. การขยายตัวขององค์กรเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ

2. ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ปริมาณงานเยอะขึ้นแต่ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กรลดลง

รายละเอียดของแต่ละข้อมีดังนี้

1. การขยายตัวขององค์กรเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ

ในการทำธุรกิจแน่นอนว่าทุกคนในองค์กรย่อมคาดหวังที่จะเห็นการเติบโตไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง แต่การเติบโตขององค์กรก็ทำให้การบริหารจัดการองค์กรมีความซับซ้อนและยุ่งยากมากขึ้นด้วยเช่นกัน เพราะเมื่อกิจการขยายตัวนั่นหมายถึง transaction ทางบัญชี ระบบการผลิตและระบบสินค้าคงคลัง รวมถึงส่วนอื่นๆ ในกิจการ ก็จะเพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

ปัจจัยเหล่านี้ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปได้ยาก ดังนั้นหากองค์กรของคุณเริ่มมีการขยายตัวอย่างมีนัยสำคัญ ก็เป็นสัญญาณเตือนได้เป็นอย่างดีว่าถึงเวลาแล้วที่คุณควรพิจารณานำระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการองค์กร (คลิกเพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) )

2. ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดเก็บข้อมูลในองค์กรจะแบ่งเป็น 2 รูปแบบใหญ่ๆ คือ การจัดเก็บข้อมูลรูปแบบเอกสารกระดาษ และการจัดเก็บข้อมูลรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

ในองค์กรที่ไม่ได้ใช้ระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยจัดเก็บข้อมูลเอกสารต่าง ๆ ก็อาจเจอปัญหาเรื่องการจัดเก็บข้อมูลอาทิเช่น

– ข้อมูลที่เป็นเอกสารกระดาษที่เก็บไว้ระยะเวลานานสูญหาย

– ปริมาณข้อมูลเอกสารกระดาษต่าง ๆ มีมากจนล้นไม่สามารถจัดระเบียบได้

– ข้อมูลในเอกสารที่เก็บในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่มีความปลอดภัย อาจถูกแฮกข้อมูลได้โดยปราศจากการป้องกัน

– ข้อมูลสำคัญที่ต้องการดูข้อมูลย้อนหลังเช่น เอกสารทางบัญชี เอกสารคลังสินค้า ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ

– ข้อมูลต่างๆ ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรไม่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ทำให้ขั้นตอนการทำงานยุ่งยากซับซ้อน

ซึ่งถ้าองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาการจัดเก็บข้อมูลดังที่ได้กล่าวมา ก็เป็นอีกหนึ่งสัญญาณเตือนที่คุณต้องเริ่มพิจารณาการใช้ระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยจัดการการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่ สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ และมีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

3. ปริมาณงานเยอะขึ้นประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง

อีกหนึ่งปัญหาที่สามารถพบได้มากในองค์กรที่มีการขยายตัวอย่างรวดเร็วคือ พนักงานในองค์กรต้องรับภาระงานในปริมาณเพิ่มมากขึ้น ทำให้ขาดความสมดุลระหว่างชั่วโมงการทำงานกับปริมาณงานของพนักงานในองค์กร

การทำงานในปริมาณที่น้อยจนเกินไปก็ทำให้พนักงานไม่ productive ปริมาณงานที่เป็นผลลัพธ์ให้กับองค์กรไม่เหมาะสมกับค่าจ้างที่ได้รับ ในขณะเดียวกันการที่พนักงานในองค์กรต้องรับภาระงานในปริมาณเพิ่มมากขึ้น องค์กรอาจได้ประโยชน์ในแง่ของผลการทำงานที่มากขึ้นตาม แต่พนักงานก็จะเกิดความเครียดในการทำงาน ทำงานกับองค์กรได้ไม่นานก็ลาออก และสุดท้ายอาจกระทบกับองค์กรในที่สุดเช่นกัน

นอกจากนี้การที่พนักงานทำงานเดิมด้วยทักษะเดิม ไม่มีโอกาสได้เพิ่มเติมความรู้ใหม่ ๆ ทักษะใหม่ ๆ การทำงานอยู่กับสิ่งเดิมๆ อาจทำให้พนักงานเกิดความเฉื่อยชา ไม่กระตือรือร้น ซึ่งก็จะกระทบกับผลการทำงานเช่นกัน

ถ้าองค์กรของคุณมีปริมาณงานกับพนักงานที่ไม่สมดุล พนักงานไม่กระตือรือร้นเท่าที่ควร ก็เป็นอีกหนึ่งสัญญาณเตือนที่คุณควรจะใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ให้มีชีวิตการทำงานในองค์กรที่สมดุล และมีไฟที่จะทำงานให้กับองค์กรในระยะยาว

กล่าวโดยสรุปหัวข้อใน 3 สัญญาณเตือนองค์กรคุณต้องมีระบบอีอาร์พี (ERP) จะช่วยให้คุณได้ตั้งข้อสังเกตภายในองค์กรของคุณเองว่า หากองค์กรมีการขยายตัวจนเกิดความซับซ้อนในการบริหารจัดการ ไม่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบเรียกดูข้อมูลรวมถึงรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และพนักงานในองค์กรขาดความสมดุลในการทำงานให้กับองค์กร ก็เป็นไปได้สูงว่าถึงเวลาแล้วที่คุณควรต้องมีระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการองค์ของคุณให้เดินไปข้างหน้าอย่างมีคุณภาพ (คลิกเพื่ออ่าน ผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีอย่างไร)

ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)