อีอาร์พี

3 ข้อเบื้องต้นใช้งานระบบอีอาร์พีอย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้งานระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้นขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายอย่างอาทิเช่น

• ผู้เข้าใช้งานระบบอีอาร์พี

• ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี

• ศักยภาพของตัวระบบอีอาร์พีเอง

• ทรัพยาการทางไอทีที่มารองรับการใช้งานระบบอีอาร์พี เป็นต้น

ซึ่งองค์ประกอบดังกล่าวข้างต้นล้วนมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของระบบอีอาร์พีทั้งสิ้น

และเพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจในเบื้องต้น ในบทความนี้จะยกตัวอย่าง 3 ข้อที่จะทำให้ผู้ใช้งานระบบอีอาร์พีสามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซึ่งตัวอย่างของแต่ละหัวข้อมีดังนี้คือ

1. มีการลงทะเบียนสิทธิ์ใช้งาน

2. จำนวน concurrent user ต้องไม่เกินลิมิตการเข้าใช้งาน

3. ต้องมีการอัปเดตระบบอย่างสม่ำเสมอ

โดยเนื้อหาของแต่ละข้อมีรายละเอียดดังนี้คือ

1. มีการลงทะเบียนสิทธิ์ใช้งาน

ส่วนใหญ่ระบบอีอาร์พี (ERP) จะมีกระบวนการลงทะเบียนสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีผู้ใช้

โดยคุณอาจต้องกรอกข้อมูลเช่น ชื่อผู้ใช้ (username) และรหัสผ่าน (password)

ซึ่งเมื่อมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งาน ก็จะต้องมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงฟังก์ชันหรือโมดูลต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน

รวมถึงมีการระบุวันหมดอายุของ username และ passwordเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลเมื่อยูสเซอร์เข้าใช้งานระบบ (Click เพื่ออ่านต่อ 3 ข้อดีของการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี)

2. จำนวน concurrent user ต้องไม่เกินลิมิตการเข้าใช้งาน

จำนวน concurrent user คือผู้เข้าใช้งานระบบพร้อมกันในช่วงเวลาเดียวกัน

ในหลาย ๆ องค์กรอาจมีการจัดสรรสิทธิ์ผู้เข้าใช้งานระบบอีอาร์พีไว้น้อยกว่าจำนวนผู้เข้าใช้งานจริง

เนื่องจากในความเป็นจริงผู้เข้าใช้งานระบบไม่จำเป็นต้องเข้าใช้งานพร้อมกันตลอดเวลา แต่อาจสามารถสลับกันใช้งานได้

ดังนั้นในการใช้งานระบบอีอาร์พีนั้น เมื่อผู้เข้าใช้งานระบบทำงานบนระบบเสร็จแล้ว ควร log off ออกจากระบบ เพื่อให้ผู้เข้าใช้งานระบบอีอาร์พีท่านอื่น ๆ ได้เข้าใช้งานระบบต่อ

เป็นการป้องกันไม่ให้ จำนวน concurrent user เกินลิมิตการเข้าใช้งาน จะช่วยให้องค์กรใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น (Click เพื่ออ่านต่อ การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี)

3. ต้องมีการอัปเดตระบบอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อเป็นการคงประสิทธิภาพและเพิ่มศักยภาพการใช้งานระบบอีอาร์พี ผู้ให้บริการอีอาร์พีควรมีการอัปเดตระบบให้กับผู้ใช้บริการระบบอีอาร์พีอย่างสม่ำเสมอ

การอัปเดตระบบจะช่วยให้ระบบอีอาร์พีมีประสิทธิภาพมากขึ้นในด้านต่าง ๆ อาทิเช่น

สามารถรองรับฟังก์ชันที่เพิ่มเข้ามาใหม่

สามารถนำเข้าข้อมูลที่มีความหลากหลายมากขึ้น

สามารถ support กับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ได้มากขึ้น (Click เพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP))

กล่าวโดยสรุป แนวทางการใช้งานระบบอีอาร์พีให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในเบื้องต้นคือ มีการลงทะเบียนสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบให้เรียบร้อย

ต่อมาคือจำนวน concurrent user ที่เข้าใช้งานในองค์กรสามารถสลับกันใช้งานได้

รวมถึงจะต้องมีการอัปเดตระบบอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งในเบื้องต้นทั้ง 3 ข้อนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรนั่นเอง

ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)

ธุรกิจขนาดเล็กจะใช้ระบบอีอาร์พีได้หรือไม่

อันที่จริงระบบอีอาร์พีเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง สามารถใช้ได้กับธุรกิจทั้งขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ ซึ่งสิ่งที่จะแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดคืองบประมาณของธุรกิจที่ต้องการวางระบบอีอาร์พีในแต่ละประเภทจะแตกต่างกัน (Click เพื่ออ่าน 9 ขั้นตอนวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่ดีต้องทำอย่างไร)

แน่นอนว่างบประมาณในการติดตั้งระบบอีอาร์พีก็จะเป็นไปตามขนาดของธุรกิจเช่น ธุรกิจขนาดเล็กจะใช้งบประมาณน้อยกว่าธุรกิจขนาดกลางและธุรกิจขนาดใหญ่ เป็นต้น

หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กอาจจะมีความกังวลถึงงบประมาณในการใช้วางระบบอีอาร์พี ว่าจะต้องใช้งบประมาณที่สูงจนเกินกว่าที่องค์กรจะจัดสรรได้

ในการวางระบบอีอาร์พีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กก็มีแนวทางการทำงานอยู่ 

โดยที่คุณสามารถวางระบบอีอาร์พีด้วยงบประมาณที่จำกัดหรืองบประมาณที่สามารถควบคุมได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พีที่มีงบประมาณจำกัดจะมีแนวทางคือ

1. การให้สิทธิ์จำนวน User เข้าใช้งานระบบน้อย

2. ซื้อแมนเดย์ไม่ต้องเยอะ

3. อัดเนื้อหาในการเทรนให้จบภายในระยะเวลาที่สั้นที่สุด

โดยรายละเอียดแต่ละหัวข้อมีดังนี้

1. การให้สิทธิ์จำนวน User เข้าใช้งานระบบน้อย

ในข้อนี้จะทำให้การวางระบบอีอาร์พีมีค่าใช้จ่ายถูกลง

เพราะงบประมาณในการวางระบบอีอารร์พีส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับจำนวน User ที่เข้าใช้งานพร้อมกันในระบบ (Click เพื่ออ่าน Super User คือใครในระบบอีอาร์พี)

ด้วยการให้สิทธิ์ User น้อยจะช่วยประหยัดงบประมาณได้ดี องค์กรที่มีขนาดเล็กอาจจะให้ User สลับกันเข้าใช้งาน ก็จะช่วยให้ User ทุกคนสามารถเข้าใช้งานระบบได้ แม้ว่าสิทธิ์การเข้าใช้งานจะมีจำนวนน้อยก็ตาม

2. ซื้อ Man Day ไม่ต้องเยอะ

การซื้อ Man Day ในองค์กรขนาดเล็กอาจจะซื้อแพ็คเกจ Man Day ไม่ต้องเยอะ แต่เน้นเพิ่มศักยภาพให้กับผู้ใช้งานระบบ ให้สามารถใช้งานระบบได้ด้วยตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพในระยะเวลาอันสั้น

แล้วเน้นการใช้ Man Day เพื่อการแก้ปัญหาระบบอีอาร์พีในส่วนที่ทางองค์กรไม่สามารถทำได้เอง

3. อัดเนื้อหาในการเทรนให้จบภายในระยะเวลาที่สั้นที่สุด

การจัดเทรนให้กับผู้เข้าใช้งานระบบก็ควรเทรนเนื้อหาให้เยอะที่สุดแล้วใช้ระยะเวลาให้สั้นที่สุด เพื่อที่องค์กรจะได้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเทรนสูงจนเกินไป (Click เพื่ออ่าน ผู้ใช้งานใหม่จะเข้าใจระบบอีอาร์พีได้อย่างไร)

การจัดเทรนทางออนไลน์ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ค่าใช้จ่ายถูกกว่าด้วยเช่นกัน

กล่าวโดยสรุป สำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดเล็กและมีงบประมาณจำกัดก็สามารถวางระบบอีอาร์พีได้ด้วยแนวทางนี้เช่นกัน นั่นคือให้สิทธิ์ User จำนวนน้อย เน้นประสิทธิภาพในการใช้งานด้วยตัวเองของผู้เข้าใช้งานระบบและจัด Training การใช้งานระบบด้วยระยะเวลาที่สั้นที่สุดให้ผู้เข้าใช้งานระบบได้อบรมเนื้อหาที่มากที่สุดนั่นเอง

ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)

ผู้ให้บริการอีอาร์พี Support การใช้งานระบบให้ลูกค้าอย่างไร

ในการใช้งานระบบอีอาร์พี ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจะมีหน้าที่คอย support การใช้งานระบบให้กับองค์กร เพื่อให้การใช้งานระบบอีอาร์พีเกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อองค์กร

ซึ่งในการ support การใช้งานระบบอีอาร์พีนั้น ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีมีหน้าที่ดังต่อไปนี้คือ (Click เพื่ออ่าน ผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร)

1. ดูแลการติดตั้งและการใช้งานระบบ

2. ดูแลการอัปเดตและการปรับปรุง

3. ดูแลการแก้ไขปัญหาระหว่างการใช้งานระบบ

โดยรายละเอียดในแต่ละข้อของการ support มีดังนี้

1. ดูแลการติดตั้งและการใช้งานระบบ

ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีมีหน้าที่เก็บ requirements ต่าง ๆ เพื่อมาวิเคราะห์และออกแบบให้เป็นระบบอีอาร์พีที่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่สุด ทั้งนี้เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการขององค์กร

รวมถึงช่วยปรับปรุงความสามารถในการตัดสินใจขององค์กร ด้วยการรวมกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กรเข้าด้วยกัน ลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดของข้อมูล transaction ต่าง ๆ องค์กร ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (Click เพื่ออ่าน 5 ข้อดีที่มีอีอาร์พี (ERP) บริหารจัดการองค์กร)

2. ดูแลการอัปเดตและการปรับปรุง

การอัปเดตและการปรับปรุงระบบอีอาร์พีอย่างสม่ำเสมอ ถือเป็นกระบวนการที่สำคัญที่จะช่วยคงประสิทธิภาพการทำงานของระบบอีอาร์พี และความทันสมัยของระบบอีอาร์พี ที่ควรจะต้องตอบสนองการใช้งานขององค์กรได้อย่างเป็นปัจจุบัน 

ทีมพัฒนาระบบจะทำการวิเคราะห์และทดสอบการอัปเดตก่อนการปรับปรุงระบบจริง รวมถึงตรวจสอบความเสถียรของระบบให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาหรือข้อผิดพลาดใด ๆ

ในการอัปเดตมีขั้นตอนที่ต้องคำนึงถึงดังนี้คือ

• ทำการสำรองข้อมูลที่สำคัญก่อนการอัปเดตให้ข้อมูลถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย
• นำเสนอการอัปเดตแก่ผู้ใช้งานหรือผู้ดูแลระบบเพื่อทำการอัปเดตตามขั้นตอนที่กำหนด
• ทำการทดสอบระบบหลังจากการอัปเดตเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและประสิทธิภาพของระบบ
• แจ้งเตือนผู้ใช้งานเกี่ยวกับการอัปเดตและการปรับปรุง รวมถึงจัดการฝึกอบรมเพื่อให้ผู้ใช้งานปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงระบบ
• ติดตามประสิทธิภาพของระบบหลังการอัปเดตและให้บริการสนับสนุนเพื่อแก้ไขปัญหาหรือตอบคำถามที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งการอัปเดตและการปรับปรุงระบบเป็นกระบวนการที่ต้องระวังและต้องประสานงานให้ดี รวมถึงมีการทดสอบอย่างดีเพื่อไม่ให้มีผลกระทบที่ไม่คาดคิดต่อระบบทั้งหมด 

3. ดูแลการแก้ไขปัญหาระหว่างการใช้งานระบบ

การแก้ไขปัญหาในการใช้งานระบบอีอาร์พีมีขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้สามารถแก้ปัญหาที่เกิดจากการใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างสมบูรณ์ ดังนี้คือ

• ทำการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน
  จดบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับปัญหา, เวลาเกิด, และผู้ที่รายงานปัญหา เพื่อจะได้มีข้อมูลสำหรับการตรวจสอบย้อนหลังได้หากมีปัญหาในรูปแบบเดียวกันเกิดขึ้นอีกครั้ง
• หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นที่จุดใดให้ตรวจสอบตรงจุดนั้น
  โดยตรวจสอบว่าผู้ใช้งานระบบได้ทำขั้นตอนใดบ้างก่อนที่ปัญหาการใช้งานจะเกิดขึ้น จากนั้นหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมเช่น หากต้องมีการตรวจสอบที่ฐานข้อมูล ทีมพัฒนาระบบก็ควรไปเอาฐานข้อมูลของผู้ใช้งานระบบมาตรวจสอบ โดยมีการ back up ฐานข้อมูลไว้ด้วยเสมอ เป็นต้น
• เมื่อทีมพัฒนาได้ทำการแก้ไขแล้วควรมีการทดสอบการแก้ไขเพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการใช้งานระบบ
  จากนั้นจึงจะมีการแจ้งไปยังผู้ใช้งานระบบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นได้ถูกแก้ไขทั้งหมดแล้ว จากนั้นให้ผู้ใช้งานระบบได้ทำการทดสอบระบบด้วยอีกครั้งหนึ่ง

กล่าวโดยสรุป คือผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีควรมีการ support การใช้งานระบบให้กับองค์กรผู้ใช้งานที่ครอบคลุมสามเรื่องหลัก ๆ คือ การติดตั้งระบบ การปรับปรุงระบบ และการดูแลการแก้ไขปัญหาระหว่างการใช้งานระบบ 

ซึ่งหากต้องมีการอบรมผู้ใช้งานเพิ่มเติมในการใช้งานระบบให้ความรู้ของผู้ใช้งานระบบเป็นปัจจุบัน ทางผู้ให้บริการระบบอีาร์พีก็ควรมีการ support ในส่วนนี้ด้วยเช่นกัน (Click เพื่ออ่าน ข้อดีของการตรวจสอบย้อนหลังข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

ต้องการติดต่อนัดเดโม

โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)

Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)