ระบบการผลิต

4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP)

อีอาร์พี (ERP) หรือ Enterprise Resource Planning คือคอนเซปต์ในการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

สิ่งที่จะมาเป็นเครื่องมือให้องค์กรสามารถนำคอนเซปต์ของอีอาร์พี (ERP) มาใช้บริหารจัดการได้จริงก็คือ ระบบอีอาร์พี (ERP) หรือระบบสารสนเทศที่พัฒนาจากคอนเซปต์ของอีอาร์พี (ERP) ให้เป็นรูปแบบเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กร และนำระบบสารสนเทศนั้นมาใช้บริหารจัดการองค์กรนั่นเอง (click เพื่ออ่าน ความพิเศษ 5 ด้าน ของระบบอีอาร์พี (ERP))

โดย 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) ที่นำมาใช้บริหารจัดการทรัพยากรในองค์กรคือ

1. ข้อมูลรวมศูนย์ (Centralized Database)

2. ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน (Reduce redundancy)

3. ตรวจสอบได้ (Traceability and accountability)

4. แสดงข้อมูลทันเวลา (Real Time)

ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ ของแต่ละข้อมีดังนี้

1. ข้อมูลรวมศูนย์ (Centralized database)

ระบบอีอาร์พี (ERP) จะใช้วิธีการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ นั่นคือฐานข้อมูลทั้งหมดขององค์กรจะถูกจัดเก็บไว้และบริหารจัดการใน server เดียวกัน ซึ่งง่ายต่อการจัดการหรือส่งต่อข้อมูลให้กับ user ที่เข้าใช้งานในระบบ

การบริหารจัดการข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะต้องดำเนินการไปตามสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหลัก (Click เพื่ออ่าน 3 ข้อดีของการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี)

การเข้าถึงข้อมูลจาก user หลาย ๆ คนในช่วงเวลาเดียวกันจะสามารถทำได้ แต่ในบางขณะอาจทำให้เกิดการหน่วงของระบบ ดังนั้นระบบอีอาร์พี (ERP) จะให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเฉพาะในส่วนที่จำเป็นต่อ user คนนั้นจริง ๆ เพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลของ user เกิดขึ้นอย่างเป็นระเบียบ ช่วยลดการหน่วงของระบบ และให้ user ได้เข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบอยู่เท่านั้น

อีกทั้งระบบอีอาร์พีสามารถเชื่อมโยงข้อมูลในแต่ละส่วนขององค์กรเพื่อให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปได้อย่างไหลลื่นนั่นเอง

2. ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน (Reduce redundancy)

การทำงานที่ซ้ำซ้อนในองค์กรอาจเกิดได้จากหลากหลายสาเหตุ อาทิเช่น

– ในองค์กรขาดการวางหลักบริหารจัดการที่ดี

– ข้อมูลในองค์กรกระจัดกระจาย มีการเก็บข้อมูลซ้ำกันไปมา ไม่สามารถตรวจสอบได้

– ขาดการประสานงานกันระหว่างหน่วยงานในองค์กร

ซึ่งในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยบริหารจัดการในองค์กร จะต้องมีการวิเคราะห์โครงสร้างการบริหารจัดการองค์กร และเส้นทางการดำเนินงานต่าง ๆ นำมาสะสางให้เป็นเส้นทางที่เรียบง่ายและเชื่อมโยงในแต่ละส่วนขององค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลผลหาขั้นตอนการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องมีการดำเนินงานซ้ำไปซ้ำมาในส่วนที่ไม่จำเป็น

3. ตรวจสอบได้ (Traceability and accountability)

ระบบอีอาร์พี (ERP) จะยึดหลักการตรวจสอบหลักฐานต่าง ๆ ในการทำงานได้ ว่าที่มาของข้อมูลที่เกิดขึ้น มาจากไหน เกิดขึ้นเมื่อไหร่ เปลี่ยนไปอย่างไร ถูกลบออกไปตอนไหน ใครเป็นผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น โดยระบบจะบันทึกเวลา และบุคคลที่เข้าถึงข้อมูลนั้นเอาไว้ (Click เพื่ออ่าน ข้อดีของการตรวจสอบย้อนหลังข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

ซึ่งเป็นแนวทางที่นำไปสู่การตรวจสอบที่แม่นยำหากเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานที่ต้องการทราบว่าเป็นความรับผิดชอบของบุคคลใด

โดยที่ผู้รับผิดชอบนี้จะรับผิดชอบเมื่อมีการการอนุมัติ, การปรับปรุงข้อมูล, การจัดการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กร

ในระบบอีอาร์พี (ERP) นอกจากจะช่วยตรวจสอบหาผู้รับผิดชอบในขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ ได้แล้ว ยังสามารถช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องและการเปลี่ยนแปลงสถานะของข้อมูลต่าง ๆ ในกระบวนการทำงานขององค์กรได้เช่นกัน

4. แสดงข้อมูลทันเวลา (Real Time)

เพื่อให้ระบบอีอาร์พี (ERP) แสดงข้อมูลได้ทันเวลา (real-time) ต้องมีการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ของระบบอีาร์พี (ERP) ภายในองค์กร เช่น ข้อมูลการสั่งซื้อ คลังสินค้า การผลิต การขาย เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกสะสมและอัปเดตอย่างต่อเนื่องในฐานข้อมูลเพื่อให้พร้อมใช้งานในช่วงเวลาปัจจุบัน โดยที่ไม่ต้องรอการอัปเดตหรือรอบเวลาที่กำหนด

ในระบบอีอาร์พี (ERP) จะแสดงข้อมูลของจำนวนที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง แจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงสถานะต่าง ๆ ของข้อมูลในเวลาปัจจุบัน

ข้อมูลในองค์กรจำเป็นต้องแสดงข้อมูลในแบบ real time เพื่อให้องค์กรสามารถตรวจสอบได้ทันท่วงที ป้องกันปัญหาฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น เช่น สินค้าในคลังสินค้าไม่พอขาย เป็นต้น

กล่าวโดยสรุป 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) เป็นการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนในองค์กรทำให้สามารถ
ใช้ทรัพยการที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด อีกทั้งสามารถตรวจสอบและระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานได้ในทุกขั้นตอน และมีการแสดงข้อมูลแบบ
real-time ที่ให้ user ได้เห็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอย่างทันท่วงที

7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

การวางระบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เป็นการลงทุนสำหรับองค์กรในระยะยาว เพื่อช่วยลดต้นทุนขององค์กรในทุก ๆ ด้าน และช่วยวางแผนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปในทิศทางบวก ดังนั้นการลงทุนระยะยาวย่อมต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นให้รอบคอบ

ในบทความนี้จะกล่าวถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่จะส่งผลต่อค่าใช้จ่ายในการวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ผู้อ่านได้มีข้อมูลเบื้องต้นประกอบการตัดสินใจ

ซึ่งค่าใช้จ่ายในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ คือ

1.ขนาดของกิจการ

2.ความซับซ้อนของการดำเนินงานในกิจการ

3.การเทรนพนักงานในองค์กร

4.การวางพื้นฐานระบบทางไอที

5.การบำรุงรักษาระบบ

6.การปรับปรุงฟังก์ชั่นใช้งานให้เข้ากับองค์กร

7.ค่า License สำหรับ software ของผู้ให้บริการอีอาร์พี

โดยรายละเอียดของค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มีดังนี้

1.ขนาดของกิจการมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

โดยธรรมชาติของการลงทุน เมื่อกิจการมีขนาดใหญ่จำนวนเงินที่ต้องลงทุนในส่วนต่าง ๆ เพื่อให้กิจการดำเนินไปได้ก็จะเป็นเงินจำนวนมากตาม

การวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ก็เช่นกัน ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ส่วนที่จะบ่งชี้ค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนที่สุดคือจำนวน user ที่จะเข้าใช้งานในระบบ

กล่าวคือ ในกิจการต้องมีการประเมินกันภายในด้วยว่าจำนวน user ที่จะต้องเข้าใช้งานในระบบพร้อมกันมีทั้งหมดกี่คน ค่าใช้จ่ายในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ก็จะผันแปรไปตามความมากน้อยของ user ด้วยนั่นเอง

นอกจากนี้กิจการที่มีขนาดใหญ่อาจมีความต้องการใช้ระบบที่มีโมดูลต่าง ๆ ครอบคลุมในทุก ๆ ส่วนของกิจการ ดังนั้นขนาดของระบบอีอาร์พีที่จะวางระบบในกิจการนั้นก็จะเป็นระบบขนาดใหญ่ ซึ่งในการวางระบบขนาดใหญ่ก็จะต้องใช้งบประมาณที่มากขึ้นด้วยเช่นกัน (Click เพื่ออ่าน วางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จเพราะความลับนี้)

2.ความซับซ้อนของการดำเนินงานในกิจการมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ระบบอีอาร์พีนั้นเป็นระบบที่เน้นความเรียบง่าย นั่นหมายความว่าระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พีจะทำการ simplify เส้นทางการทำงานที่ซับซ้อนต่าง ๆ ภายในองค์กร ให้เป็นเส้นทางที่เดินไปได้อย่างเป็นธรรมชาติ เป็นระบบระเบียบ สามารถตรวจสอบเส้นทางต่าง ๆ ได้โดยง่ายดาย

แต่…

ก่อนที่เส้นทางที่ซับซ้อนต่าง ๆ ในกิจการจะถูก simplify ได้นั้นต้องผ่านขั้นตอนการดำเนินงานต่าง ๆ

ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลและ requirement ต่าง ๆ

การพัฒนาปรับปรุงให้ระบบอีอาร์พีสามารถใช้งานได้รับกันการทำงานที่ซับซ้อนของกิจการ

การทดสอบระบบว่าสามารถใช้งานได้จริง เป็นต้น

ซึ่งในขั้นตอนต่าง ๆ ล้วนใช้เวลา ใช้บุคลากรในทีมพัฒนาระบบที่เชี่ยวชาญ ดังนั้นค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ก็จะถูกรวมไว้ในค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พีด้วยเช่นกัน

3.การเทรนพนักงานในองค์กรมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ผู้ให้บริการต้องจัดเทรนเนอร์หรือทีมที่ปรึกษาเพื่อเข้ามาเทรนพนักงานในองค์กรให้มีความรู้ ความเข้าใจ และทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (Click เพื่ออ่าน 5 แนวทาง บริหารงานบุคคลอย่างยั่งยืนด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นอาทิเช่น ค่าเทรนเนอร์ ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร เป็นต้น

หากพนักงานได้รับการเทรนเรียบร้อยแล้วแต่ยังคงมีปัญหาในการเข้าใช้งานที่ยังคงต้องการให้ทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ดูแลและให้คำปรึกษาหลังการติดตั้งระบบไปแล้ว ค่าใช้จ่ายก็จะขึ้นอยู่กับรายละเอียดในสัญญาบริการที่ทางเจ้าของกิจการได้ทำไว้กับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

4.การวางพื้นฐานระบบทางไอทีมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ระบบอีอาร์พี (ERP) เป็นเครื่องมือที่่ช่วยบริหารจัดการองค์กร ซึ่งผู้ใช้จะสามารถเข้าใช้งานระบบได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์

ดังนั้นการวางพื้นฐานระบบทาง IT ขององค์กรให้รองรับกับการวางระบบอีอาร์พี (ERP) จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

การวางพื้นฐานระบบทางไอทีของกิจการจะครอบคลุมถึงเรื่องต่าง ๆ ดังนี้คือ

การจัดหาอุปกรณ์ทางไอทีที่จำเป็นเพื่อรองรับระบบอีอาร์พี ERP รวมถึงความต้องการในเรื่องของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ เครือข่าย และระบบสำรองข้อมูล เพื่อให้ระบบอีอาร์พี ERP ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยอาจต้องปรับปรุงหรืออัปเกรดสิ่งที่มีอยู่และเพิ่มทรัพยากรตามความต้องการ

5.การบำรุงรักษาระบบมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

หลังจากที่กิจการของคุณได้มีการติดตั้งระบบอีอาร์พี (ERP) เรียบร้อยแล้ว การบำรุงรักษาระบบอีอาร์พี (ERP) ก็มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งการบำรุงรักษาระบบอีอาร์พีเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะมีค่าใช้จ่ายตามมา โดยรายละเอียดในการบำรุงรักษาระบบอีอาร์พี (ERP) อาทิเช่น

ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพและปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล

ค่าใช้จ่ายในการรักษาและสำรองข้อมูลในระบบฐานข้อมูลของอีอาร์พี (ERP) เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ หรือปรับให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการอัปเกรดระบบอีอาร์พี (ERP) เมื่อมีการออกเวอร์ชันใหม่

6.การปรับปรุงฟังก์ชันใช้งานให้เข้ากับองค์กรมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

เมื่อกิจการมีการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว อาจพบว่าหากมีการปรับปรุงฟังก์ชั่นใช้งานในบางจุดของระบบ จะช่วยให้ระบบการทำงานของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ซึ่งทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของลูกค้า

ค่าใช้จ่ายในการ customize จะอยู่ที่รายละเอียดในเชิงลึกที่ต้องคุยกันระหว่างลูกค้ากับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ชัดเจน (Click เพื่ออ่าน การปรับแต่งระบบอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับการใช้งานขององค์กร)

7.ค่า license สำหรับ software ของผู้ให้บริการอีอาร์พีมีผลต่อค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่มีทีมพัฒนาระบบ และพัฒนาระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ขึ้นมาเอง จะมีการคิดค่าบริการเข้าใช้ระบบกับลูกค้า หรือเรียกให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือค่า license ในการใช้ระบบ

ค่า license นี้จะขึ้นอยู่กับขนาดของระบบและการพิจารณาจากเจ้าของ license หรือผู้ให้บริการอีาร์พี ERP โดยผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) แต่ละเจ้าจะมีเกณฑ์ในการพิจารณาค่า license ที่แตกต่างกันไป

ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) มีหลายเจ้า มีทั้งระบบอีอาร์พี (ERP) ที่พัฒนาโดยคนไทย ถือ license โดยคนไทย หรือระบบอีอาร์พี (ERP) ที่พัฒนาโดยต่างชาติซึ่งเจ้าของ license ก็จะเป็นชาวต่างชาติ เป็นต้น

สุดท้ายแล้วรายละเอียดในการตัดสินใจว่าจะวางระบบอีอาร์พี (ERP) โดยใช้ license ของคนไทยหรือต่างชาติก็อยู่ที่ลูกค้าจะตัดสินใจนั่นเอง

โดยสรุปของบทความ 7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP) เพื่อให้ผู้ที่สนใจวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย และสามารถประเมินในเบื้องต้นได้ว่าควรจะลงทุนกับระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) ในรูปแบบใด

เพราะอย่างที่ได้กล่าวในส่วนต้นของบทความว่า การลงทุนวางระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นคือการลงทุนระยะยาว ที่ผลตอบแทนจะมาในรูปของประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่ต้นทุนการดำเนินการในส่วนต่าง ๆ ของกิจการลดลงอย่างวัดค่าได้ (คลิกเพื่ออ่านผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร)

ความคุ้มค่าของการลงทุนอาจไม่ได้เห็นโดยฉับพลันทันที แต่มันจะเกิดขึ้นแน่นอน หากลูกค้าลงทุนวางระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) ที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง

3 สัญญาณเตือน องค์กรคุณต้องมีระบบอีอาร์พี (ERP)

ความจำเป็นในการเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) นั้นขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัยในองค์กรอาทิเช่น ปัจจัยด้านการเงิน ปัจจัยด้านระยะเวลา ปัจจัยด้านความพร้อมของบุคคลากร เป็นต้น

การวางระบบอีอาร์พีเป็นเรื่องที่ต้องใช้งบประมาณและระยะเวลาในการดำเนินงาน ตั้งแต่เริ่มต้นตัดสินใจ ไปจนกระทั่งวางระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ใช้งานได้จริง ดังนั้นแต่ละองค์กรจะมีการหาข้อมูลและเหตุผลสนับสนุนต่าง ๆ ในการประกอบการตัดสินใจมากพอสมควร (คลิกเพื่ออ่าน 9 เหตุผลทำไมต้องวางระบบ ERP)

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่ากิจการของคุณควรจะต้องหันมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP)

ซึ่งในบทความนี้จะกล่าวถึง 3 สัญญาณเตือน เพื่อเช็คว่าองค์กรของคุณควรจะเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ได้แล้วหรือยัง

3 สัญญาณเตือนมีดังนี้คือ

1. การขยายตัวขององค์กรเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ

2. ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ปริมาณงานเยอะขึ้นแต่ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กรลดลง

รายละเอียดของแต่ละข้อมีดังนี้

1. การขยายตัวขององค์กรเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ

ในการทำธุรกิจแน่นอนว่าทุกคนในองค์กรย่อมคาดหวังที่จะเห็นการเติบโตไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง แต่การเติบโตขององค์กรก็ทำให้การบริหารจัดการองค์กรมีความซับซ้อนและยุ่งยากมากขึ้นด้วยเช่นกัน เพราะเมื่อกิจการขยายตัวนั่นหมายถึง transaction ทางบัญชี ระบบการผลิตและระบบสินค้าคงคลัง รวมถึงส่วนอื่นๆ ในกิจการ ก็จะเพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

ปัจจัยเหล่านี้ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปได้ยาก ดังนั้นหากองค์กรของคุณเริ่มมีการขยายตัวอย่างมีนัยสำคัญ ก็เป็นสัญญาณเตือนได้เป็นอย่างดีว่าถึงเวลาแล้วที่คุณควรพิจารณานำระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการองค์กร (คลิกเพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP) )

2. ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดเก็บข้อมูลในองค์กรจะแบ่งเป็น 2 รูปแบบใหญ่ๆ คือ การจัดเก็บข้อมูลรูปแบบเอกสารกระดาษ และการจัดเก็บข้อมูลรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

ในองค์กรที่ไม่ได้ใช้ระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยจัดเก็บข้อมูลเอกสารต่าง ๆ ก็อาจเจอปัญหาเรื่องการจัดเก็บข้อมูลอาทิเช่น

– ข้อมูลที่เป็นเอกสารกระดาษที่เก็บไว้ระยะเวลานานสูญหาย

– ปริมาณข้อมูลเอกสารกระดาษต่าง ๆ มีมากจนล้นไม่สามารถจัดระเบียบได้

– ข้อมูลในเอกสารที่เก็บในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่มีความปลอดภัย อาจถูกแฮกข้อมูลได้โดยปราศจากการป้องกัน

– ข้อมูลสำคัญที่ต้องการดูข้อมูลย้อนหลังเช่น เอกสารทางบัญชี เอกสารคลังสินค้า ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ

– ข้อมูลต่างๆ ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรไม่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ทำให้ขั้นตอนการทำงานยุ่งยากซับซ้อน

ซึ่งถ้าองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาการจัดเก็บข้อมูลดังที่ได้กล่าวมา ก็เป็นอีกหนึ่งสัญญาณเตือนที่คุณต้องเริ่มพิจารณาการใช้ระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยจัดการการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่ สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ และมีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

3. ปริมาณงานเยอะขึ้นประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง

อีกหนึ่งปัญหาที่สามารถพบได้มากในองค์กรที่มีการขยายตัวอย่างรวดเร็วคือ พนักงานในองค์กรต้องรับภาระงานในปริมาณเพิ่มมากขึ้น ทำให้ขาดความสมดุลระหว่างชั่วโมงการทำงานกับปริมาณงานของพนักงานในองค์กร

การทำงานในปริมาณที่น้อยจนเกินไปก็ทำให้พนักงานไม่ productive ปริมาณงานที่เป็นผลลัพธ์ให้กับองค์กรไม่เหมาะสมกับค่าจ้างที่ได้รับ ในขณะเดียวกันการที่พนักงานในองค์กรต้องรับภาระงานในปริมาณเพิ่มมากขึ้น องค์กรอาจได้ประโยชน์ในแง่ของผลการทำงานที่มากขึ้นตาม แต่พนักงานก็จะเกิดความเครียดในการทำงาน ทำงานกับองค์กรได้ไม่นานก็ลาออก และสุดท้ายอาจกระทบกับองค์กรในที่สุดเช่นกัน

นอกจากนี้การที่พนักงานทำงานเดิมด้วยทักษะเดิม ไม่มีโอกาสได้เพิ่มเติมความรู้ใหม่ ๆ ทักษะใหม่ ๆ การทำงานอยู่กับสิ่งเดิมๆ อาจทำให้พนักงานเกิดความเฉื่อยชา ไม่กระตือรือร้น ซึ่งก็จะกระทบกับผลการทำงานเช่นกัน

ถ้าองค์กรของคุณมีปริมาณงานกับพนักงานที่ไม่สมดุล พนักงานไม่กระตือรือร้นเท่าที่ควร ก็เป็นอีกหนึ่งสัญญาณเตือนที่คุณควรจะใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ให้มีชีวิตการทำงานในองค์กรที่สมดุล และมีไฟที่จะทำงานให้กับองค์กรในระยะยาว

กล่าวโดยสรุปหัวข้อใน 3 สัญญาณเตือนองค์กรคุณต้องมีระบบอีอาร์พี (ERP) จะช่วยให้คุณได้ตั้งข้อสังเกตภายในองค์กรของคุณเองว่า หากองค์กรมีการขยายตัวจนเกิดความซับซ้อนในการบริหารจัดการ ไม่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบเรียกดูข้อมูลรวมถึงรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และพนักงานในองค์กรขาดความสมดุลในการทำงานให้กับองค์กร ก็เป็นไปได้สูงว่าถึงเวลาแล้วที่คุณควรต้องมีระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการองค์ของคุณให้เดินไปข้างหน้าอย่างมีคุณภาพ (คลิกเพื่ออ่าน ผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีอย่างไร)

ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)

ผู้ประกอบการ/องค์กร จะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร

การเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดีถือว่าเป็นโจทย์ที่ต้องใช้เวลาในการพิจารณานานพอสมควร เรียกได้ว่าผู้ประกอบการ/องค์กรจะต้องคิดหนักกันทีเดียว เพราะเป็นการสร้างระบบบริหารจัดการให้กับกิจการ/องค์กร และระบบการบริหารจัดการนี้จะมีผลกับกิจการ/องค์กรในระยะยาว (Click เพื่ออ่าน วางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จเพราะความลับนี้)

นอกจากการวางแผนในองค์กรเพื่อให้สามารถวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้แล้ว อีกหนึ่งปัญหาใหญ่ที่ผู้ประกอบการ/องค์กรจะต้องเจอคือ จะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) รายไหนดี

ซึ่งในบทความนี้จะมีข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ประกอบการ/องค์กร เลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างมั่นใจมากขึ้น โดยจะประกอบด้วยรายละเอียด 9 ข้อดังนี้คือ

1. ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

2. ความสามารถในการอัปเกรดและการปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP)

3. การสนับสนุนทางเทคนิค

4. ราคาและค่าใช้จ่าย

5. ง่ายต่อการปรับใช้งาน

6. การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

7. ประสบการณ์และการอ้างอิง

8. การสอนและการฝึกอบรม

9. บริการหลังการขาย

รายละเอียดของแต่ละหัวข้อมีดังนี้คือ

1. ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค มีระบบอีอาร์พี (ERP) ที่สามารถรองรับความต้องการของลูกค้าได้จริง รวมถึงช่วยแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งานระบบของลูกค้า และควรเป็นผู้ให้บริการที่มีความตั้งใจทำงานให้สำเร็จลุล่วงจนลูกค้าสามารถปิดงบดุลได้ไม่ทิ้งลูกค้าไว้กลางทาง

ตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

– ปัญหาเกิดจากลูกค้าเลือกเส้นทางข้อมูลไม่ถูกต้องทำให้ระบบไม่แสดงผลตามที่ต้องการ

– ปัญหาเกิดจากลูกค้าใส่เงื่อนไขไม่ครบตามที่ระบบกำหนดแล้วระบบฟ้อง exception

– ปัญหาเกิดจากมีแคชในระบบทำให้ระบบทำงานล่าช้า

– ปัญหาเกิดจากผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) หยุดหรือยกเลิกการให้บริการ

โดยสรุปของข้อนี้คือ หากต้องการเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ดีลูกค้าควรพิจารณาถึงความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่สามารถแก้ปัญหาการใช้งานระบบได้ และความเป็นมืออาชีพในการทำงานที่จะไม่ทิ้งงานหากยังทำไม่สำเร็จลุล่วง

2. ความสามารถในการอัปเกรดและการปรับปรุงระบบอีอาร์พี

ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะมีการอัปเดทระบบให้ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ เช่น อัปเดทระบบปีละ 1 ครั้ง

นอกจากนี้ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) ควรรองรับการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงฟังก์ชันในการใช้งานบางอย่างในระบบ เพื่อให้ระบบอีอาร์พี (ERP) ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีการอัปเดทระบบให้ลูกค้าอย่างสม่ำเสมอและสามารถปรับปรุงระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ตรงกับความต้องการลูกค้า

3. การสนับสนุนทางเทคนิค

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีระบบสนับสนุนในการรับทราบปัญหาจากการใช้งานของลูกค้า และมีทีมงานที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิคให้กับลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ในกรณีฉุกเฉินผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ควรมีความชำนาญและเชี่ยวชาญมากพอที่จะระบุปัญหาที่เกิดพร้อมแนวทางแก้ไขให้กับลูกค้าได้อย่างทันท่วงที

รวมทั้งมีทีมงาน customer support, implementer และ programmer ที่คอยประสานงานในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้า เพื่อลูกค้าจะได้มั่นใจได้ว่าหลังจากลงระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะยังคงให้คำปรึกษาและช่วยแก้ปัญหาหากเกิดข้อขัดข้องในระบบ

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรเชี่ยวชาญในการแก้ปัญหาการใช้งานของระบบ สามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็ว หากลูกค้าเกิดปัญหาในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

4. ราคาและค่าใช้จ่าย

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรชี้แจงค่าใช้จ่ายโดยละเอียดให้ลูกค้าทราบ ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) จะมีทั้งส่วนที่ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย และส่วนที่คิดค่าใช้จ่ายเช่น (Click เพื่ออ่าน 7 ปัจจัยมีผลแน่กับค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP))

ตัวอย่างส่วนที่ให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

– การนัดนำเสนอระบบอีอาร์พี (ERP) ให้ลูกค้าพิจารณาว่าเหมาะสมกับกิจการ/องค์กรของลูกค้าหรือไม่

ตัวอย่างส่วนที่ให้บริการโดยมีค่าใช้จ่าย

– การวางระบบ

– การเทรนวิธีเข้าใช้งานระบบ

– การปรับแต่งระบบ (Customize)

เมื่อลูกค้าทราบราคาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเพื่อลงระบบอีอาร์พี (ERP) แล้ว ลูกค้าสามารถเปรียบเทียบราคาเพื่อหาราคาที่เหมาะสม ซึ่งราคาที่เหมาะสมอาจไม่ใช่ราคาที่ถูกที่สุดหรือราคาที่แพงที่สุด แต่ควรเป็นราคาที่สมเหตุสมผลกับผลลัพธ์ที่ลูกค้าจะได้รับ และไม่ควรเป็นราคาที่ทำให้ลูกค้าต้องจ่ายเงินทิ้งแล้วไม่เกิดประโยชน์ใด ๆ

หมายเหตุ ราคา/ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจริงเมื่อลงระบบ ลูกค้าควรอ้างอิงจากสัญญาที่ตกลงกันไว้กับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) เป็นหลัก

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะแจ้งรายละเอียดราคาและค่าใช้จ่ายในการบริการกับลูกค้าอย่างชัดเจน ซึ่งควรเป็นราคาที่สมเหตุสมผลกับลูกค้าด้วยเช่นกัน

5. ง่ายต่อการปรับใช้งาน

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พี (ERP) ให้มีความยืดหยุ่นมากพอที่จะทำงานร่วมกับระบบที่ลูกค้าใช้อยู่เดิม รวมถึงมีการออกแบบและตั้งค่าการใช้งานที่เรียบง่ายเป็นธรรมชาติ เพื่อให้ผู้เข้าใช้งานสามารถเรียนรู้การใช้งานจนเกิดความเคยชินได้ในระยะเวลาไม่นาน

ในการใช้งานจริงลูกค้าหรือผู้เข้าใช้งานระบบอาจต้องมีการปรับกระบวนการคิด เพื่อสร้างความเข้าใจในการใช้งานระบบซึ่งอาจใช้เวลา แต่ลูกค้าหรือผู้เข้าใช้งานจะสามารถใช้งานระบบได้ง่าย ได้คล่องมือในที่สุด และเป็นผลดีต่อประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรในระยะยาว (Click เพื่ออ่าน การปรับแต่งระบบอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับการใช้งานขององค์กร )

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบให้ง่ายต่อการใช้งานภายใต้แนวคิดที่เรียบง่ายและเป็นธรรมชาติ

6. การรักษาความปลอดภัยและความจริงของข้อมูล

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พีให้เป็นระบบที่มีความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล นั่นคือการกำหนดสิทธิ์ของผู้เข้าใช้งานระบบ ว่าผู้เข้าใช้งานระบบแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง

นอกจากนี้ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบอีอาร์พี (ERP) ให้รักษาความเป็นจริงของข้อมูลที่สามารถเช็คข้อมูลย้อนหลังกลับไปได้เมื่อผู้ใช้งานต้องการ (Click เพื่ออ่าน ข้อดีของการตรวจสอบย้อนหลังข้อมูลด้วยระบบอีอาร์พี (ERP))

การรักษาความเป็นจริงของข้อมูลนั้นจะรวมไปถึงข้อมูลภายในต่าง ๆ ขององค์กรที่ถูกสร้าง ถูกแก้ไข ถูกดำเนินการ ถูกอนุมัติ ถูกยกเลิก หรือมีการกระทำใด ๆ กับข้อมูลนั้น ระบบอีอาร์พี (ERP) จะต้องบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลภายในองค์กรอย่างถูกต้อง เป็นจริง ตรงไปตรงมา

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรออกแบบระบบให้รักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลและความเป็นจริงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลภายในองค์กรอย่างตรงไปตรงมา

7. ประสบการณ์และการอ้างอิง

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีประสบการณ์ที่สามารถอ้างอิงได้จริง เช่น ผลงานการดำเนินงานลงระบบอีอาร์พี (ERP) ให้กับธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ ซึ่งในส่วนนี้ลูกค้าสามารถสอบถามกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ลูกค้าต้องการติดต่อได้โดยตรง

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) จะมีความน่าเชื่อถือที่ลูกค้าสามารถตรวจสอบได้จากประสบการณ์อ้างอิงต่าง ๆ ที่ผ่านมา

8. การสอนและการฝึกอบรม

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรม ที่จะเข้าไปอบรมการเข้าใช้งานระบบให้กับลูกค้า

ทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรมควรมีความรู้และทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ได้ลงระบบให้กับลูกค้า และมีความเข้าใจลูกค้าว่าลูกค้าอาจไม่เคยมีประสบการณ์ในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เลย

ซึ่งทีมที่ปรึกษาหรือทีมฝึกอบรมควรช่วยเหลือให้ลูกค้าเกิดความรู้ความเข้าใจในการใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะเวลาที่เหมาะสมไม่เร็วหรือช้าจนเกินไป

โดยสรุปของข้อนี้คือ ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีมฝึกอบรมให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) โดยใช้เวลาดำเนินการอบรมภายในระยะเวลาที่เหมาะสม

9. บริการหลังการขาย

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีทีม support ที่คอยตอบคำถามลูกค้าและให้การสนับสนุนทางด้านเทคนิค เมื่อลูกค้าเกิดปัญหาในการใช้งานระบบ

ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ควรมีระบบการจัดเก็บข้อมูลในการ support แก้ไขปัญหาต่างๆ ให้กับลูกค้า เนื่องจากในความเป็นจริงการใช้งานระบบอีอาร์พีจะมีทั้งเคสที่เป็นปัญหาเดิมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กับเคสปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่

สำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ลูกค้าสามารถใช้ข้อมูลเดิมที่เคยได้รับจากทีมsupport ของผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) มาแก้ปัญหาด้วยตัวเอง

สำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่ผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) ก็จะมีการsupport ลูกค้า ให้การช่วยเหลือแก้ไขปัญหาให้ลุล่วงไปได้

การเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) อาจไม่สามารถนิยามเป็นคำจำกัดความสั้นๆ ได้ แต่บทความผู้ประกอบการ/องค์กรจะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร ก็สามารถอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจภาพของผู้ให้บริการอีอาร์พีที่ดี (ERP) และช่วยให้ลูกค้ามีข้อมูลประกอบในการคัดสรรผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ในแบบที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งลูกค้าเองก็จะสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเช่นกัน